Blog December 8th, 2023 Bessere Datenqualität dank Procurement Analytics

Rubina Hatziparassidis

In der heutigen Geschäftswelt sind die Effizienz und Optimierung der Einkaufsprozesse aus mehreren Gründen von größter Bedeutung.

Kosteneffizienz durch präzise Daten:

Genaue und qualitativ hochwertige Daten ermöglichen eine präzisere Einkaufsplanung, was zu Kosteneinsparungen führt. Schlechte Datenqualität kann hingegen zu Fehlentscheidungen und unnötigen Ausgaben führen.

Verbesserung der Lieferantenbeziehungen:

Zuverlässige Daten ermöglichen eine effektive Bewertung und Auswahl von Lieferanten. Schlechte Daten können zu falschen Entscheidungen führen, was die Preisentwicklung und Lieferzuverlässigkeit negativ beeinträchtigten.

Wettbewerbsvorteil durch datengestützte Entscheidungen:

Präzise und aktuelle Daten ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Lieferkettenstörungen und Marktpreisentwicklungen zu reagieren. Mangelnde Datenqualität kann zu verzögerten oder falschen Entscheidungen führen, was die Wettbewerbsfähigkeit mindert.

Risikoreduktion:

Hochwertige Daten helfen bei der Risikominimierung im Einkauf. Ungenaue oder veraltete Daten können zur falschen Lieferantenauswahl, Over-Engineering der Produkte führen oder Fehlkäufen führen.

Insgesamt ist die Qualität der Daten im Einkaufsprozess entscheidend für die Kosteneffizienz, Risikoverwaltung, Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit und letztlich für den Gesamterfolg des Unternehmens. Schlechte Datenqualität kann hingegen schwerwiegende negative Konsequenzen haben. In diesem Artikel werden wir näher darauf eingehen, wie SCALUE® Ihnen dabei hilft, Ihre Datenqualität nach und nach zu verbessern.

Was sind „schlechte Daten“?

Eine wirkliche Definition gibt es hier nicht. Sprechen wir unsere Kunden auf das Thema an, kommen jedoch regelmäßig folgende vier Aussagen:

1. Nicht standardisierte Daten:

Daten, die widersprüchlich oder inkonsistent sind, zum Beispiel aufgrund unterschiedlicher Schreibweisen, Formate oder Standards. Dies kann die Vergleichbarkeit und Analyse erschweren.

Ein Beispiel aus der Praxis sind falsch angelegte Lieferbedingungen. Anstelle von DDP führen viele Unternehmen ein "Frei Haus ohne/mit Verpackung".

2. Doppelte Datensätze:

Duplikate von Datensätzen, sei es bei Lieferanten/-Artikelstammdaten in einem oder mehreren Datenquellen bleiben i.d.R. im Verborgenen. Dies kann zu Verwirrung und Fehlern führen.

Ein Beispiel aus der Praxis wäre ein Lieferant mit mehreren Lieferantennummern innerhalb eines ERP-Systems. Die folgende Grafik zeigt, dass der Lieferant ADLER Real Estate zwar ein Einkaufsvolumen von 2,6 Mio. € hat, dies aber nicht direkt ersichtlich ist. Denn der Lieferant wird einmal mit der Lieferantennummer 7080027 und einmal mit 7080210 geführt. Über die erste Lieferantennummer werden 2.536.000 € abgerechnet, über die zweite rund 85.000 €.
Durch die Clusterung in SCALUE® können doppelte Datensätze zu Clustern angelegt werden, so dass der Einkauf Transparenz und Verhandlungsmacht über das gesamte Einkaufsvolumen hat.

3. Fehlende Daten:

Das Fehlen von Informationen in einem Datensatz beeinträchtigt die Arbeitsqualität erheblich und führt zu falschen Entscheidungen.

Ein Beispiel der Praxis ist, dass die Zahlungskonditionen nicht erfasst werden. In der folgenden Grafik ist ersichtlich, dass bei 10,7% des Einkaufsvolumens die Zahlungskonditionen nicht verfügbar sind (n/a - not available).

Wie kommt es dazu?

Die Bedeutung der Datenqualität wird in vielen Unternehmen häufig nicht ausreichend priorisiert, obwohl die Erkenntnis vorhanden ist, dass diese die Grundlage für eine gesunde und transparente Einkaufsabteilung bildet. In der Praxis passiert es häufig, dass zu viele Personen die Möglichkeit haben, Stammdaten anzulegen und zu verändern. Dies führt oft zu uneinheitlich angelegten Datensätze und steigert die Intransparenz im Einkauf zusätzlich. Oftmals mangelt es an der notwendigen Zeit und Ressourcen, obwohl eine grundsätzliche Bereitschaft zur Verbesserung besteht. In größeren Unternehmen werden sogar Abteilungen zur Verwaltung der Stammdaten eingerichtet.

Ergebnisse trotz anfänglicher Herausforderungen

Wir bei SCALUE® verstehen, dass die Datenqualität in vielen Unternehmen nicht immer hoch priorisiert wird, bzw. eine schlechte Datenqualität vorliegt. Wir haben von unseren Kunden die Rückmeldung erhalten, dass die SCALUE®-Lösung in solchen Fällen besonders wertvoll ist, da sie es ermöglicht, schlechte Datenqualität zu erkennen und zu korrigieren. Natürlich sind die Ergebnisse zu Beginn aufgrund der Datenqualität begrenzt, aber es gilt zu starten und die kontinuierliche Verbesserung im Blick zu halten.

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Kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität

SCALUE® bietet die Möglichkeit zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung der Datenqualität. Mit der SCALUE® Lösung können Sie die Schwachstellen auf Knopfdruck identifizieren und viele Punkte bis zum nächsten Datenaktualisierung korrigieren. Allein durch die Eingrenzung der Personen mit der Autorität Stammdaten anlegen zu können wird das Risiko erheblich gemindert. Parallel dazu bereinigt unsere Software schrittweise die Datenqualität und spart unseren Kunden einen erheblichen manuellen Aufwand. Die SCALUE® Lösung bietet zahlreiche Optionen die Datenqualität schrittweise und nachhaltig zu erhöhen. Somit konnten unseren Kunden sich über einen Zeitraum von 6-12 Monaten von zahlreichen manuell getätigten Arbeiten befreien. Ein Beispiel hierfür ist die weitgehend automatisierte Bereinigung von Lieferanten- und Artikeldoubletten, die zudem um zusätzliche Daten angereichert werden.

Wir bieten Ihnen eine zentrale Datenplattform, die eine umfassende Sicht auf Ihre Lieferantenbeziehungen ermöglicht. Dank automatischer Validierungsmethoden werden Datenfehler minimiert, sodass Sie verlässliche Informationen für Ihre Entscheidungsprozesse erhalten. Selbst bei sehr schlechter Datenqualität werden Verbesserungspotenziale aufgezeigt, um schrittweise und Woche für Woche die Datenqualität zu erhöhen. Dies ermöglicht es Ihnen, fundierte Einblicke zu gewinnen und Ihre Lieferanten effektiv zu verwalten, während Sie gleichzeitig Ihre Datenqualität stetig verbessern.

Fazit:

Datenqualität ist der Schlüssel zu fundierten Entscheidungen im Einkaufsbereich. SCALUE® bietet Ihrem Unternehmen eine Lösung, welche Sie dabei unterstützt, ihre Datenqualität zu verbessern und die Effizienz in der Beschaffungsabteilung zu steigern. Unser Ansatz ermöglicht es Ihnen, bessere Datenqualität zu erreichen und Veränderungen schrittweise und nachhaltig umzusetzen. Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren und bessere Datenqualität zu erzielen.

SCALUE®s Procurement Analytics Lösung trägt maßgeblich zur Steigerung der Effizienz bei, während sie gleichzeitig dazu beiträgt, die Qualität Ihrer Daten schrittweise zu erhöhen.

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