Blog November 14th, 2023 Spend Transparency - warum diese so wichtig ist und wie sie zu gewinnen ist

Rubina Hatziparassidis

Eine umfassende Analyse der Ausgaben bildet das Fundament für erfolgreiche Einkäufe. Unsere Gründer, Samir Kharkan und Thomas Teichmann, haben dies in mehr als 15 Jahren praktischer Erfahrung in operativen und strategischen Positionen in Einkaufsorganisationen und Supply Chain Management Beratungen erkannt. Diese Erkenntnisse werden auch von Studien der Aberdeen Gruppe unterstützt, die zeigen, dass über 86% der befragten Unternehmen Spend Transparancy als entscheidenden Erfolgsfaktor ansehen. Doch erstaunlicherweise verfügen nur etwa 40% der Unternehmen über ausreichende Transparenz in Bezug auf ihre Ausgaben.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen verdeutlichen, welchen Mehrwert die Transparenz über das gesamte Einkaufsvolumen tatsächlich bietet, welche Hindernisse Unternehmen am häufigsten aufhalten und wie Sie diese Herausforderungen bewältigen können.

Was sind die resultierenden Probleme ohne Spend Transparency?

Unternehmen, die keine ausreichende Transparenz in ihrem Beschaffungsprozess haben, sehen sich mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert, die sich negativ auf ihre Einkaufsstrategie und die Effizienz ihrer Operationen auswirken. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die Unternehmen ohne Spend Transparancy erfahren:

1. Mangelnde Kontrolle über Ausgaben:

Ohne Transparenz ist es schwierig, die Ausgaben zu kontrollieren und Strategien zur Kosteneinsparung zu entwickeln. Dies führt zu verpassten Einsparungsmöglichkeiten und ineffizienten Ausgaben.

2. Fehlende strategische Einsparungen:

Unternehmen, die nicht über Ausgabenklarheit verfügen, können strategische Einsparungen von bis zu 75% verpassen. Das bedeutet, dass sie Gelegenheiten zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse und zur Senkung der Kosten nicht nutzen.

3. Schwierigkeiten bei der Vertragskonformität:

Hat die Einkaufsabteilung kaum Transparenz, so ist es ebenfalls schwierig sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß eingehalten werden. Dies kann zu Verlusten führen und die Beziehung zu Lieferanten stark beeinträchtigen.

4. Fehlende Datenqualität:

Ein häufiges Problem ohne Ausgabenklarheit ist die inkonsistente Datenqualität. Unternehmen zweifeln oft an der Qualität ihrer Daten, was zu Unsicherheiten bei Investitionsentscheidungen führen kann.

5. Abhängigkeit von Excel:

Viele Unternehmen greifen auf Excel zurück, um Ausgabenanalysen durchzuführen, da ihre ERP-Systeme nicht ausreichend ausgestattet sind. Dies führt zu ineffizienten und manuellen Prozessen, die Zeit und Ressourcen verschwenden.

6. Mangelnde Standardisierung von Auswertungen und Berichten:

Ohne klare Transparenzstandards fehlt Unternehmen die Fähigkeit, einheitliche Auswertungen und Berichte zu erstellen, was die Entscheidungsfindung erschwert und die Effizienz beeinträchtigt.

Der Mehrwert von Spend Transparency

Die Bedeutung von Spend Transparancy wird durch die umfangreiche Studie der Aberdeen Gruppe („Aberdeen Group – Spend Analysis – Working Too Hard for the Money“-Report) eindrucksvoll untermauert. In dieser Studie wurden Unternehmen mit und ohne Ausgabenklarheit analysiert, um die Auswirkungen auf ihren Geschäftserfolg zu ermitteln. Die Ergebnisse sind erstaunlich und verdeutlichen, warum Spend Transparancy so entscheidend ist.

Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die Spend Transparancy implementiert haben, strategische Einsparungen von bis zu 75% erzielen konnten. Dies ermöglicht es ihnen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und erhebliche Kostenvorteile zu realisieren.

Darüber hinaus führte die verbesserte Kontrolle über das Einkaufsvolumen dazu, dass Unternehmen ihre Ausgaben um 34% besser steuern konnten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um Kosten im Griff zu behalten und Ressourcen effizient einzusetzen.

Die Einhaltung von Verträgen stieg um 34%, was nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer besseren Lieferantenbeziehung führte. Unternehmen konnten Vertragsverletzungen minimieren und die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten optimieren.

Diese beeindruckenden Ergebnisse verdeutlichen, dass Spend Transparancy eine kluge Investition ist, die erhebliche positive Auswirkungen auf den Geschäftserfolg hat. Unternehmen, die zögern, sollten diese Vorteile in Betracht ziehen und in Erwägung ziehen, Spend Transparancy-Tools wie SCALUE zu implementieren, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

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Warum also zögern viele Unternehmen mit der Einführung von Spend-Analyse-Tools?

Folgende drei Herausforderungen sind unseren Einkaufsspezialisten in den letzten Jahren immer wieder genannt worden:

1. Inkonsistente Datenqualität

Die erste große Hürde auf dem Weg zur Spend Transparency liegt oft in einer vermeintlich inkonsistenten Datenqualität. Viele Unternehmen zweifeln an der Qualität ihrer Daten und befürchten, dass der Einsatz von Ressourcen und Finanzmitteln keine neuen Erkenntnisse bringen wird. Die Sorge besteht darin, dass eine Investition in diesen Bereich zu einer Fehlentscheidung führen könnte. Unsere Erfahrungen haben jedoch gezeigt, dass selbst aus vermeintlich schlechten Daten wertvolle Informationen gewonnen werden können.

Weiterhin haben wir festgestellt, dass ca. 6-12 Monate nach einer Implementierung unseres Tools, die Datenqualität signifikant verbessert werden konnte und dazu beitragen hat, Schwachstellen zu identifizieren und zu beseitigen.

2. Nutzung von Excel aufgrund mangelnder Alternativen

Ein weiteres Hindernis, das Unternehmen häufig überwinden müssen, ist die Tatsache, dass Mitarbeiter aufgrund der unzureichenden Auswertungs- und Darstellungsmöglichkeiten in ihre/n ERP-System/en auf Excel zurückgreifen. Diese Vorgehensweise kann in Unternehmen weit verbreitet sein, da die Mitarbeiter mit den flexiblen Auswertungsmöglichkeiten von Excel vertraut sind. Allerdings leiden sie unter den stark eingeschränkten Auswertungsmöglichkeiten und -kapazitäten, sowie dem hohen manuellen Aufwand, den eine "manipulierbare Datenbasis" mit sich bringt.

3. Schwierigkeiten bei der Standardisierung von Auswertungen und Reporten

Bevor Sie in die Welt der Spend Transparency eintauchen, ist es entscheidend, Ihre Anforderungen an die verschiedenen Auswertungen und Berichte zu überprüfen und genau zu definieren. Listen Sie alle Auswertungen und Berichte der letzten 6 Monate auf und hinterfragen Sie, welche Analysen notwendig sind, um Ihren Einkauf auch in Zukunft zu unterstützen. Ableitung der Hauptkriterien aus diesen Analysen ist der nächste Schritt. Wenn Sie beispielsweise das Rechnungsvolumen für 10 Lieferanten auf Werksebene über unterschiedliche Zeiträume auswerten möchten, sind Ihre Hauptkriterien: Lieferant, Werk, Rechnungswert und Zeitraum.

Sobald Sie die beteiligten Mitarbeiter in Einkauf und IT mit diesem Ansatz "mitnehmen", steigern Sie nicht nur die Transparenz Ihrer Auswertungen, sondern auch deren Akzeptanz. Auf diese Weise erarbeiten Sie nach und nach eine nachhaltige und standardisierte Auswertungsarchitektur. Wenn Sie dann auch die Daten aus einer Quelle beziehen (Single-Point-of-Source), können Sie schnelle und reproduzierbare Auswertungen erstellen. Dies ermöglicht Ihnen, Standardberichte für das Management mit wenigen Mausklicks zu aktualisieren und zu versenden.

Die Lösungen von SCALUE

Jetzt, da Sie die Probleme und Hindernisse erkannt haben, vor welchen Ihre Einkaufsleiter ohne Transparenz stehen, lassen Sie uns einen Blick auf die Lösungen werfen, die SCALUE bietet. Unsere Procurement Analytics können Unternehmen dabei unterstützen, diese Probleme zu überwinden und ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Hier sind einige der Vorteile, die SCALUE bietet:

• Grundlegende Analysefunktionen:
  SCALUE Essentials bietet transparente Einblicke in Ihre Ausgabendaten
  und ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Erfassung von Einkaufsinitiativen:
  Mit SCALUE Advanced können Sie Einkaufsinitiativen verfolgen und
  optimieren, um strategische Einsparungen zu realisieren.

• Automatisierte Prozessanalyse im Purchase-to-Pay-Prozess:
  SCALUE Excellence bietet eine umfassende Analyse des gesamten Purchase-
  to-Pay-Prozesses, um die Effizienz zu steigern und die Vertragskonformität sicherzustellen.

Seien Sie die treibende Kraft in Ihrem Unternehmen und setzen Sie Spend Analysis als Schlüsselakteur für den Erfolg Ihres Unternehmens ein.

Die Implementierung von Transparenz im Einkauf kann eine transformative Wirkung auf Ihre Karriere und Ihr Unternehmen haben. Nutzen Sie diese Chance, um unentdeckte Einsparungspotenziale zu erschließen und den Einkauf auf die nächste Stufe zu heben.

In der Welt des Einkaufs ist Transparenz der Schlüssel zum Erfolg, und Sie haben die Macht, diesen Erfolg zu gestalten. Wir stehen bereit, um Sie auf diesem Weg zu unterstützen.

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