Blog October 30th, 2023 Effektive Reduzierung von Maverick Buying - 4 Lösungsansätze mit Procurement Analytics

Rubina Hatziparassidis

In der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftswelt stehen Unternehmen vor ständig wachsenden Herausforderungen, insbesondere im Einkaufsbereich. Eine dieser Herausforderungen ist das sogenannte Maverick Buying – ein Problem, das oft unbeachtet bleibt, jedoch beträchtliche Auswirkungen auf die finanzielle Stabilität und Effizienz eines Unternehmens haben kann. Maverick Buying tritt auf, wenn Beschaffungsvorgänge die Einkaufsabteilung umgehen, zu spät einbezogen werden oder bestehende Verträge nicht genutzt werden. Dies kann zu unkontrolliert steigenden Kosten und erheblichen Problemen innerhalb des Unternehmens führen. Nachfolgend werden wir uns eingehend mit Maverick Buying in mittelständischen Unternehmen befassen und wie Procurement Analytics, dabei helfen kann, dieses Problem zu reduzieren.

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying, auch bekannt als "unautorisierter Einkauf" bezieht sich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen außerhalb der etablierten Einkaufsrichtlinien und -verfahren eines Unternehmens. Dies geschieht oft ohne Genehmigung von Einkaufsmanagern oder Abteilungsleitern und kann zu einer Fragmentierung der Einkaufsprozesse führen. Die Ausgaben werden nicht zentralisiert, was zu erhöhten Kosten, ineffizienten Beschaffungsabläufen und fehlender Transparenz führt. Ein wichtiger Faktor ist zudem die Unkenntnis von Fachabteilungen über die Abläufe im Einkauf. In vielen Fällen fehlt es an geschultem Personal mit tiefgreifendem Know-how, insbesondere im Hinblick auf Konzepte wie Total Cost of Ownership oder C-Teile-Management. Dies kann selbst bei noblen Absichten zu unkontrolliert steigenden Kosten und anderen Problemen führen. Damit das Vertrauen und Verständnis der Fachabteilungen in den Einkauf gestärkt wird, ist es daher entscheidend, dass Fachabteilungen vom Einkauf besser informiert werden.

Herausforderungen bisher

Unautorisierte Einkäufe führen dazu, dass Unternehmen keine volle Kontrolle über ihre Ausgaben haben. Es kann schwierig sein, unerwünschte und nicht genehmigte Ausgaben zu erkennen, was die Budgetierung und die Kostenkontrolle erheblich erschwert. Darüber hinaus kann der Kauf bei nicht genehmigten Lieferanten zu Qualitäts- und Verlässlichkeitsproblemen führen, da diese möglicherweise nicht den Standards des Unternehmens entsprechen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es verschiedene Formen von Maverick Buying gibt, die voneinander abgegrenzt werden müssen:

1. Beschaffungsvorgänge laufen an der Einkaufsabteilung vorbei:

Hierbei beschaffen einzelne Angestellte, oft aus anderen Abteilungen wie Produktion oder Vertrieb, eigenständig Waren oder Dienstleistungen. Die Einkaufsabteilung wird dabei vollständig umgangen.

2. Die Einkaufsabteilung wird zu spät einbezogen:

In diesem Fall wird die Einkaufsabteilung zwar einbezogen, jedoch oft erst zu einem späten Zeitpunkt im Beschaffungsprozess. Das hat zur Folge, dass Vertragskonditionen nicht mehr optimal ausgehandelt werden können und der Einkauf lediglich auf operativer Ebene agiert.

3. Vorhandene Verträge werden nicht genutzt:

Fachabteilungen greifen auf bestehende Lieferanten zurück, nutzen jedoch die vorab ausgehandelten Konditionen nicht. Dies führt fast immer zu höheren Kosten

BEISPIEL: Um Ihnen zu verdeutlichen, was für Verluste durch Maverick Buying entstehen, hier ein einfaches Beispiel für eine größere Baugruppe ( das angegeben Einkaufsvolumen ist rein fiktiv und für dieses Beispiel gewählt)

_Was ist hier passiert?

Sowohl der Einkauf als auch eine Fachabteilung haben für dasselbe hochwertige Produkt Bestellungen getätigt. Während der Einkauf auf einen gemeinsam gewählten Lieferanten zugreift, hat die Fachabteilung bei einem anderen Lieferanten bestellt und einen unautorisierten Einkauf getätigt, über den die Einkaufsabteilung in den meisten Fällen nicht informiert ist. Hier liegen die Stückkosten bei 125 € also 25 € mehr als bei einem autorisierten Einkauf über die Einkaufsabteilung. Bei einer Bestellung von 20.000 Stück sind dies 2.500.000 €. Es besteht also 20 % mehr Einkaufsvolumen.
Bestellt die Fachabteilung direkt über den Einkauf, kann man 500.000 € einsparen (20.000. Stück x 25 € = 500.000 €)._

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Die Lösung durch Procurement Analytics

Die Kraft von Procurement Analytics liegt in seiner Fähigkeit, vielfältige Lösungswege für die Herausforderungen von Maverick Buying bereitzustellen. Hier sind vier Schlüsselbereiche, Maverick Buying zu reduzieren und die Effizienz ihrer Beschaffungsprozesse zu steigern:

Transparenz und Datenzugriff:

Das Essentials-Modul von SCALUE ermöglicht eine transparente Erfassung und Kategorisierung von Einkaufsdaten. Unternehmen erhalten dadurch einen klaren Überblick über ihr Beschaffungsvolumen und können frühzeitig Abweichungen von den Einkaufsrichtlinien erkennen. Die Transparenz ermöglicht es, den gesamten Beschaffungsprozess genauestens zu überwachen und potenzielle Maverick Buying-Vorfälle schnell zu identifizieren.

Lieferantenanalyse und Verbesserungspotenziale:

Die Analyse von Lieferantenleistungen ermöglicht die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. Mit Hilfe von SCALUE Advanced kann Ihre Einkaufsleitung Lieferanten auf datenbasierte Weise bewerten und die Zusammenarbeit optimieren, um Maverick Buying zu vermeiden. Indem Schwachstellen in den Lieferantenbeziehungen erkannt und behoben werden, kann die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien verbessert werden.

Optimierung der Einkaufsstrategien:

Durch die transparenten Einblicke in vergangene Preisentwicklungen und eingegangene Lieferantendaten kann Ihre Procurement Team bestmöglich auswerten, welche Abteilungen sich gegeben falls nicht an die internen Bestellrichtlinien halten, und bestens vorbereitet ins Gespräch mit diesen gehen. Die Nutzung von Procurement Analytics ermöglicht es, datenbasierte Argumente für die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien zu liefern und somit Maverick Buying zu minimieren.

Kostenkontrolle und Auswirkungen auf die Gesamtkosten:

Unautorisierte Ausgaben können durch die Analyse der Einkaufsdaten identifiziert und Kosten reduzieren. Da alle einkaufsrelevante Daten aus Ihren/m ERP-System/en in eine Single-Point-of-truth Ansatz berücksichtigt werden, hat Ihr Einkauf den bestmöglichen Überblick aller Ausgaben. So können effiziente Beschaffungswege gefunden werden und die Gesamtkosten gesenkt.

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SCALUE Excellence bietet automatisierte Prozessanalysen für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Ihre Einkaufsabteilung kann so Engpässe und Schwachstellen identifizieren, Maverick Buying verhindern und ihre Beschaffungsabläufe optimieren. Die intelligente Visualisierung der internen Prozesse ermöglicht es, Prozessabweichungen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, wodurch die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien gestärkt wird.

Fazit

Maverick Buying kann für mittelständische Unternehmen erhebliche finanzielle und operative Herausforderungen darstellen. Procurement Analytics, bietet eine fundierte Lösung, um dieses Problem anzugehen. Durch die Analyse von transparenten Einkaufsdaten können Unternehmen unautorisierte Einkäufe identifizieren, Einkaufsrichtlinien besser einhalten und insgesamt ihre Einkaufsprozesse optimieren. Die Implementierung von Procurement Analytics ist ein entscheidender Schritt, um Maverick Buying zu reduzieren und langfristig erfolgreichere Einkaufsstrategien zu entwickeln.

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