Blog September 22nd, 2023 Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens mit Hilfe einer Procurement Analytics

Rubina Hatziparassidis

Der Einkaufsprozess spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens. In einer zunehmend wettbewerbsorientierten Geschäftswelt sind effiziente Beschaffungsprozesse von entscheidender Bedeutung, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen und Kosten zu optimieren. In diesem Blog-Artikel werden wir uns damit beschäftigen, wie Ihr Unternehmen durch den Einsatz einer Procurement Analytics Lösung, wie beispielsweise SCALUE, den Einkaufsprozess effektiv optimieren können.

Herausforderungen bezüglich der Einkaufseffizienz

Die Einkaufsabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. Allerdings sind Einkaufsleiter oft mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, die ihre Effizienz beeinträchtigen können. Manuelle und zeitaufwändige Prozesse, lange Durchlaufzeiten und mögliche Probleme mit der Datenqualität können zu erheblichen Herausforderungen führen, die die Einkaufseffizienz und die allgemeine Produktivität beeinträchtigen.

Manuelle Prozesse und hoher Arbeitsaufwand:

In vielen Unternehmen werden Einkaufsprozesse noch manuell durchgeführt. Einkaufsleiter sind mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert, darunter die manuelle Erfassung von Bestellungen, die Überprüfung von Lieferantenangeboten und die Verwaltung von Verträgen, sowie die Analyse der gegebenen Daten. Diese manuellen Prozesse sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig, was zu Verzögerungen und Ineffizienzen führen kann. Um die Einkaufseffizienz zu steigern, ist eine Automatisierung dieser Prozesse unerlässlich.

Lange Durchlaufzeiten:

Lange Durchlaufzeiten im Einkaufsprozess können zu Verzögerungen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen führen. Dies kann sich negativ auf die betriebliche Leistung und die Kundenzufriedenheit auswirken. Die Ursachen für lange Durchlaufzeiten können vielfältig sein, wie z. B. ineffiziente Kommunikation mit Lieferanten, langwierige Genehmigungsverfahren oder unklare Zuständigkeiten. Es ist wichtig, diese Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen, um die Beschaffungsprozesse zu beschleunigen.

Probleme mit der Datenqualität:

Eine schlechte Datenqualität kann zu ungenauen Analysen und Entscheidungen führen. Unvollständige oder veraltete Daten können die Grundlage für Beschaffungsentscheidungen beeinträchtigen und zu fehlerhaften Prognosen führen. Eine konsistente und genaue Datenbasis ist jedoch entscheidend, um fundierte Entscheidungen im Einkauf treffen zu können.

Lösung durch Procurement Analytics

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und die Einkaufseffizienz zu steigern, bietet die Procurement Analytics SaaS SCALUE eine umfassende Lösung. SCALUE unterstützt Einkaufsleiter dabei, den Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten und fundierte Entscheidungen auf Basis von Datenanalysen zu treffen.

Analyse-Automatisierung:

SCALUE ermöglicht es Einkaufsleitern, nicht nur auf Standardanalysen zurückzugreifen, sondern eigenständig bestimmte Analysen und Auswertungen zu erstellen und zu speichern. Dies ermöglicht eine automatisierte und schnellere Ausführung. Das bedeute wiederum, dass Einkaufsleiter nicht mehr manuell Daten sammeln und analysieren müssen, sondern auf vordefinierte Reports und Dashboards zugreifen können. Durch die Automatisierung von Analysen können Beschaffungskennzahlen verfolgt und Schwachstellen im Beschaffungsprozess schnell UND effizient identifiziert werden.

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Single Point of Source:

SCALUE nutzt, als Single Point of Source, die vorhandenen Daten aus dem/der ERP-System/e. Dadurch haben Einkaufsleiter einen sofortigen Überblick über relevante Informationen wie Bestellungen, Kosten und Lieferzeiten. Die zentrale Datenquelle ermöglicht eine schnellere Informationsverarbeitung und eine bessere Entscheidungsfindung, was sich positiv auf die Durchlaufzeiten auswirkt. Die Analyse von Beschaffungsmustern und Lieferantenleistungen hilft Ihren Einkaufsexperten dabei, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Verbesserung der Datenqualität:

Indem SCALUE eine zentrale Datenbank nutzt und die Datenkonsistenz gewährleistet, trägt es dazu bei, Probleme mit der Datenqualität unmittelbar zu identifizieren, damit Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität eingeleitet werden können. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität erhaltenkönnen Einkaufsleiter durch verlässlichere Informationen fundierte Entscheidungen treffen.Dies hilft bei der Effizienzsteigerung und Steuerung der Einkaufsabteilung insoweit, dass vor der Ausführung von Analysen nicht erst einmal die Daten „bereinigt“ werden müssen, der Einkaufsleiter also direkt loslegen kann.

Trotz anfänglich schlechter Datenqualität einiger unserer Kunden konnten wertvolle Erkenntnisse mithilfe von SCALUE gewonnen werden. Zwar waren die Ergebnisse zu Beginn aufgrund der Datenqualität begrenzt, aber dennoch von großer Bedeutung. Nach einigen Wochen gelang es der Lösung erfolgreich, Schwachstellen wie Lieferantenduplikate, fehlende/falsche Zuordnungen von Ausgaben zu Warengruppen und die Pflege von Skontosätzen zur Kalkulation von Skontoverlusten und Lieferperformance zu identifizieren, was zu wertvollen Erkenntnissen führte. Zusammenfassend hat sich die Datenqualität über einen Zeitraum von 6-12 Monaten messbar und signifikant verbessert, da die Strukturen harmonisiert wurden. Wenn Sie also Bedenken haben, dass eine schlechte Datenqualität die Nutzung von SCALUE einschränkt, möchten wir Sie vom Gegenteil überzeugen, da wir trotz solcher Herausforderungen wertvolle Ergebnisse erzielt haben.

Fazit

Die Effizienzsteigerung im Einkaufsprozess ist von großer Bedeutung. Die Herausforderungen in Bezug auf manuelle Prozesse, lange Durchlaufzeiten und Probleme mit der Datenqualität können jedoch die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit negativ beeinflussen. Durch den Einsatz einer Procurement Analytics Lösung wie SCALUE können diese Herausforderungen überwunden werden. SCALUE ermöglicht Einkaufsleitern, bestimmte Analysen zu speichern und eine gewisse Form der Automatisierung zu erstellen, was den Einkaufsprozess effizienter macht. Die Nutzung von Single Point of Source in SCALUE bietet den Einkaufsleitern einen sofortigen Überblick über relevante Informationen und verkürzt die Durchlaufzeiten. Zudem trägt die verbesserte Datenqualität dazu bei, fundierte Entscheidungen zu treffen und Fehler zu minimieren.

Insgesamt ist der Einsatz von Procurement Analytics ein wichtiger Schritt für Ihr Unternehmen, um Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Der Return-on-Investment (ROI) in eine solche Lösung wie SCALUE zahlt sich erfahrungsgemäß innerhalb von den ersten 6 Monaten der Nutzung aus und beeinflusst die Kommunikation und die Transparenz für die gesamte Organisation.

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