Blog November 7th, 2023 Verschenktes Einsparpotenzial - Der strategische Vorteil der frühzeitigen Einbindung des Einkaufs

Rubina Hatziparassidis

In vielen mittelständischen Unternehmen wird bei der Beschaffung und Umsetzung von größeren Investitionsprojekten sowie bei der Entwicklung neuer Produkte eine bestimmte Abfolge beibehalten. Die Geschäftsführung, die Konstruktion und die Produktion definieren frühzeitig Spezifikationen und Budgets. Gelegentlich werden auch potenzielle Lieferanten einbezogen, technische Anpassungen besprochen und erste Verhandlungen durchgeführt, bevor der Einkauf schließlich ins Spiel kommt, um die besten Konditionen auszuhandeln. Diese gängige Vorgehensweise kann die Verhandlungsposition des Einkaufs erheblich erschweren.

Anwender haben bereits alles geklärt

In vielen Fällen sind neue Techniken und Verfahren den Anwendern bestens bekannt, da sie tagtäglich mit den entsprechenden Geräten oder Produkten arbeiten. Wenn jedoch Konstruktion oder Anwender frühzeitig Kontakt zu potenziellen Lieferanten aufnehmen, ohne den Einkauf einzubeziehen, eröffnet sich für diese Lieferanten ein optimaler Einstiegspunkt. Hier können sie bereits in der "Anforderungsphase" ihre lieferantenspezifischen Stärken als Mindestanforderung festlegen, und oft werden sogar die Produkt- und Spezifikationsbezeichnungen des Lieferanten in den allgemeinen Anforderungskatalog integriert.

Je früher, desto besser

Eine klügere Herangehensweise besteht darin, den Einkauf frühzeitig einzubinden, da er über die besten Methoden zur Erzielung wettbewerbsfähiger Konditionen verfügt. Als neutrale Schnittstelle nehmen Einkaufsabteilungen die notwendigen und gewünschten Anforderungen gemeinsam mit den Fachabteilungen und Anwendern auf und kontaktieren erste Lieferanten. Währenddessen analysiert der Einkauf die Lieferantenlandschaft und bereitet parallel die Ausschreibungsunterlagen in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen und Anwendern vor. Diese erneute Abstimmungsrunde führt zur endgültigen Validierung der Anforderungen und zur besseren Einbindung der Anwender. Interessierte Lieferanten werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, und die vielversprechendsten Lieferanten zu einem Kennenlerntermin oder direkten Verhandlungen eingeladen. Auf diese Weise können in der Regel deutlich bessere Konditionen erzielt werden.

Konditionsdifferenzen frühzeitig erkennen und nutzen

Die Konditionsunterschiede, die durch eine zu späte Einbindung des Einkaufs entstehen, werden oft im Unternehmen übersehen. Aber wie können diese Potenziale frühzeitig identifiziert und genutzt werden?

Um diese Potenziale zu visualisieren, empfehlen wir die Verwendung einer Darstellung, wie oben. Diese ermöglicht eine Bewertung vergangener Projekte und zeigt, wie hier das Einsparpotenzial gehoben werden kann.

Einsparpotenziale heben

Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten das Einsparpotenzial über Ihre Einkaufsabteilung zu heben.
Mithilfe von SCALUEs Lösungen erhalten Ihre Einkaufsleiter mehr Transparenz, Effizienz und somit eine bessere und stärkere Verhandlungsbasis.

Ob mit SCALUE Essentials, womit Ihr Einkauf den idealen Einstieg, um die Einkaufsdaten transparenter zu erfassen und erste Einblicke zu gewinnen, hat. Funktionen wie der ABC-Analyse auf Lieferanten-, Artikel- und Warengruppenebene sowie Lieferantenbewertungen und Preisentwicklungen helfen Ihrem Einkaufsleiter die Einkaufsdaten besser zu kategorisieren und ein umfassendes Verständnis des Beschaffungsvolumens erhalten.

Oder mit SCALUE Advanced, welches sich auf die Erfassung von Einkaufsinitiativen konzentriert und eine detaillierte Verfolgung von Maßnahmen, um Kosten zu senken, die Lieferantenleistung zu verbessern und die Effizienz zu steigern ermöglicht. Sie können den Beitrag Ihrer Einkaufsabteilung zur Gesamtstrategie messen, Verbesserungspotenziale identifizieren und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen.

Darüber hinaus bietet SCALUE Excellence noch einen Schritt weiter und bietet automatisierte Prozessanalysen für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Es ermöglicht die Optimierung des Beschaffungsprozesses von der Bestellung bis zur Zahlung und die Identifizierung von Prozess-Schwachstellen und Ineffizienzen. Dadurch kann Ihr Unternehmen die Beschaffungsabläufe straffen, die Prozesskosten senken und die Effizienz messbar und nachhaltig steigern.

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