Blog December 19th, 2022 So stärken Sie Ihren Einkauf mit einer erfolgreichen Materialgruppenstruktur

Samir Kharkan

So stärken Sie Ihren Einkauf mit einer erfolgreichen Materialgruppenstruktur

Durch eine sinnvolle Materialgruppenstruktur und ein erfolgreiches Materialgruppenmanagement können Unternehmen im Einkauf erhebliche Kosteneinsparungen realisieren und Risiken reduzieren. Doch wie erstellt man eine erfolgreiche Materialgruppenstruktur? Und wie kann die richtige Software dabei helfen? Wir haben die Antworten.

Was sind Materialgruppen?

Unter dem Begriff Materialgruppe versteht man allgemein ein Cluster von ähnlichen Beschaffungsgütern oder Dienstleistungen. Durch die Zusammenfassung der Materialien oder Dienstleistungen in einer homogenen Materialgruppe können Einkäufer schnell und unkompliziert strategisches Know-how für den jeweiligen Beschaffungsmarkt aufbauen und die Einkaufsprozesse so effizienter gestalten. Zusätzlich helfen Materialgruppen dabei, einen besseren Überblick über mögliche Zulieferer zu gewinnen und so Kosten und Risiken im Einkauf zu senken.

Der feine Unterschied zwischen Material- und Warengruppen

Der Unterschied zwischen Waren- und Materialgruppen liegt in der Strukturierung der relevanten Kriterien. Während Warengruppen eher mit Blick auf den Absatzmarkt gemanagt werden, orientieren sich Materialgruppen primär am Beschaffungsmarkt. Soll heißen: Bei der Strukturierung von Materialgruppen werden einzelne Untergruppen zu einem größeren Materialfeld zusammengefasst. Bei der Warengruppenstruktur hingegen läuft der gesamte Prozess umgekehrt ab, hier werden große Produktgruppen in kleinere Warengruppen aufgefächert.

Quelle. TCW Transfer-Centrum für Produktions-Logistik und Technologie-Management GmbH & Co. KG

Sowohl Waren- als auch Materialgruppen sind für den Erfolg eines Unternehmens jedoch gleichermaßen unerlässlich, da sowohl der Einkauf als auch der Vertrieb heute maßgeblich für den Erfolg eines Unternehmens verantwortlich sind.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Erstellung von Materialgruppen?

Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Wenn die Erstellung von Materialgruppen so unkompliziert möglich und die Implementierung so Erfolg versprechend ist, warum arbeiten dann nicht längst alle Unternehmen mit Materialgruppen? Das lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten und ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In vielen Fällen liegt es daran, dass der strategische Nutzen der Materialgruppen schlicht und einfach unterschätzt wird. Zudem fehlt in vielen Unternehmen die Software, um Einkaufsdaten und -prozesse vorab sinnvoll und übersichtlich zu strukturieren. In anderen Unternehmen steht die mehrstufige und oftmals veraltete Lieferanten- beziehungsweise Konzernstruktur der Erstellung von Materialgruppen im Weg. In diesem Fall ist es die Aufgabe der Einkaufsleitung, die Einführung von Materialgruppen bei der Geschäftsführung und dem CFO zu verargumentieren. Denn: Die reinen Bestell- und Rechnungsdaten aus dem Controlling können die Anforderungen zur Erstellung von Materialgruppen meist nicht erfüllen. Zu guter Letzt fehlt in vielen Einkaufsabteilungen schlicht das konzeptionelle Know-how zur Erstellung einer Materialgruppenstruktur sowie das Wissen über spezifische Beschaffungsmärkte. Doch was nicht ist, kann ja bekanntermaßen noch werden.

Materialgruppen - wozu überhaupt das Ganze?

Materialgruppen und ihr korrektes Management sind für Unternehmen ein echter Wettbewerbsvorteil. Schließlich verantwortet der Einkauf in den meisten produzierenden Unternehmen den mit Abstand größten Kostenblock. Jeder Euro, der hier durch eine gute Materialgruppenstruktur oder andere Maßnahmen gespart wird, trägt unmittelbar zum Gewinn und zur Steigerung der Liquidität der Firma bei.

Je nach Branche und Ausgangssituation ist es sogar möglich, durch die erfolgreiche Einführung Materialgruppen Preissenkungen zwischen 7 und 14 Prozent zu erzielen. Diese Einsparungen können dann effektiv dazu beitragen, die Liquidität der Firma zu sichern oder Investitionen in neue, innovative Produkte zu ermöglichen. Oder mit anderen Worten: Wenn der Einkauf Einsparungen erzielt, gewinnt das gesamte Unternehmen.

In 5 Schritten zur erfolgreichen Materialgruppenstruktur

Eine erfolgreiche Materialgruppenstruktur lässt sich in den allermeisten Unternehmen schnell und unkompliziert implementieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Materialgruppenstruktur haben, können Sie diese fünf Schritte als Anleitung nutzen:

1. Analyse des gesamten Einkaufsvolumens: Im ersten Schritt ist es wichtig, den Status quo der Einkaufsabteilung zu erfassen. Dazu wird das gesamte Einkaufsvolumen auf Basis historischer Daten analysiert und zusätzlich eine Bedarfsprognose erstellt.

2. Definition einer ersten Materialgruppenstruktur: Sind die Einkaufsdaten analysiert, kann eine erste grobe Strukturierung der Materialgruppen vorgenommen werden. Hierbei geht es noch nicht um Perfektion oder ein möglichst detaillierte Aufteilung, sondern lediglich um eine erste Zuordnung der Lieferanten und Artikel in die Materialgruppenstruktur.

Nicht selten wird dabei ersichtlich, dass die bereits existierende oder neu erstellte Materialgruppenstruktur eine unerwartete Optik aufweist. Dies sollte noch im selben Schritt transparent und übersichtlich dargestellt werden.

3. Abgleich der Materialgruppenstruktur mit den Kompetenzen der Einkäufer: Im nächsten Schritt wird die erstellte Struktur der Materialgruppen mit den Kompetenzen der einzelnen Einkäufer abgeglichen. Hierbei werden erste Spezialisierungen festgestellt oder neue Verantwortungen verteilt. Das Ergebnis dieses Schrittes ist die Ernennung einiger erster Materialgruppenmanager.

4. Kontinuierliche Verfeinerung der Materialgruppenstruktur: Ab diesem Zeitpunkt beginnt die richtige Arbeit. Während Ihre neu strukturierte Einkaufsabteilung Wissen sammelt und Prozesse optimiert, wird die Zuordnung der Lieferanten und Materialnummern in den definierten Materialgruppen laufend weiter verfeinert. SCALUE hilft Ihnen dabei, genau diesen Prozess vollständig zu automatisieren - das spart nicht nur Zeit, sondern auch überflüssige Arbeit in Excel. Ferner können die verantwortlichen Einkäufer dank SCALUE noch effizienter und mithilfe belastbarer Daten operative sowie strategische Entscheidungen treffen. Zusätzlich unterstützt die Software Sie dabei, die Heterogenität der Güter und Dienstleistungen innerhalb einer Materialgruppe zu spezifizieren und gegebenenfalls zu standardisieren.

5. Ziele für einzelne Materialgruppen definieren und aktualisieren: Parallel werden erste Ziele für die jeweiligen Materialgruppen definiert und in die langfristige Einkaufsstrategie eingebunden. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass die neu geformte Materialgruppen zum Erfolg der Einkaufsabteilung beitragen.

Materialgruppenstruktur erstellen und pflegen - mit dem SCALUE Essentials Plan

Eine erfolgreiche Materialgruppenstruktur hängt - wie so vieles im modernen Einkauf - von einer zuverlässigen Datengrundlage und der richtigen Software ab. Mit der intelligenten SCALUE API-Schnittstelle sind all Ihre Einkaufsdaten im SCALUE Essentials Plan immer auf dem neusten Stand und können auf Knopfdruck kategorisiert werden. So sehen Sie im Handumdrehen, welche Materialgruppen sich in Ihrer Einkaufsabteilung erstellen ließen oder wo bestehende Materialgruppen noch verfeinert werden könnten. Zudem hilft Ihnen die intuitive SCALUE Software-as-a-Service App dabei, Ihre gesamte Materialgruppenstruktur schnell und unkompliziert über die Einkaufsabteilung hinweg sichtbar zu machen.

Sie sehen also: Mit der richtigen Software und zuverlässigen Einkaufsdaten lässt sich in jedem Unternehmen schnell und unkompliziert eine erfolgreiche Materialgruppenstruktur etablieren. Diese hilft Ihnen und Ihrer Abteilung dann dabei, Prozesse zu optimieren und Kosten im Einkauf innerhalb kürzester Zeit zu senken. Worauf warten Sie also noch? Erstellen auch Sie ganz einfach eine erfolgreiche Materialgruppenstruktur für Ihr Unternehmen und bringen Sie Ihren Einkauf auf das nächste Level.

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