February 14th, 2023 Maverick Buying: So erkennen und vermeiden Sie den “Shadow Spend”

Eros Vecchio

Wenn einzelne Fachabteilungen Waren oder Dienstleistungen ohne Absprache mit der Einkaufsabteilung bestellen, spricht man von Maverick Buying. Die Folgen eines solchen “Shadow Spend” sind in der Regel höhere Kosten und eine chaotische Beschaffung. Doch woran erkenne ich Maverick Buying in meinem Unternehmen? Und wie kann ich es effektiv verhindern? Wir haben die Antworten.

Maverick Buying - das Wichtigste in Kürze

• Maverick Buying beschreibt die eigenmächtige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen durch einzelne Fachabteilungen, ohne dass die Einkaufsabteilung in den Prozess einbezogen wird.

• Die zwei Hauptursachen für Maverick Buying sind fehlendes Vertrauen in die eigene Einkaufsabteilung sowie fehlendes Know-how zum Thema Einkauf in den jeweiligen Fachabteilungen.

• Ein “Shadow Spend” lässt sich innerhalb des Unternehmens auf verschiedene Weisen feststellen und messen, etwa durch die Maverick Buying-Quote.

• Im schlimmsten Fall führt Maverick Buying dazu, dass die Beschaffungskosten eines Unternehmens stark steigen und die Beziehung zu bestehenden Lieferanten leidet.

• Maverick Buying lässt sich am besten durch offene Kommunikation und klare Vorgaben seitens der Einkaufsabteilung vermeiden. Zudem empfiehlt sich die Nutzung einer Procurement Software wie SCALUE Essentials.

Was versteht man unter Maverick Buying?

Das Wort Maverick stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie “Einzelgänger” oder “Freigeist”. Maverick Buying bezeichnet dementsprechend den Umstand, wenn einzelne Fachabteilungen im Alleingang Waren oder Dienstleistungen bestellen, ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen oder wenigstens zu informieren. Im deutschsprachigen Raum wird Maverick Buying deshalb oft auch mit “Shadow Spend” übersetzt. Da eine unkontrollierte Beschaffung schnell zu höheren Kosten führen kann, sollte Maverick Buying im Unternehmen unbedingt vermieden werden.

Kleine Anekdote am Rand: Der Begriff Maverick leitet sich vom Rinderzüchter Samuel A. Maverick ab, der Mitte des 19. Jahrhunderts in den USA lebte. Dieser soll seine Rinder, entgegen der damaligen Norm, nicht gebrandmarkt und so den Begriff Maverick geprägt haben.

Wie kommt es zu Maverick Buying im Unternehmen?

Wenn es in einem Unternehmen zu Maverick Buying kommt, können die Gründe dafür sowohl in den jeweiligen Fach- als auch in der Einkaufsabteilung selbst liegen. Die häufigste Ursache innerhalb der Fachabteilungen ist dabei wohl die Unzufriedenheit mit der Leistung des Einkaufs. Diese Unzufriedenheit lässt sich meist auf langwierige und komplizierte Prozesse, aber auch auf eine zu geringe Flexibilität der Mitarbeiter im Einkauf zurückführen. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, dass die Einkaufsabteilung ihre Prozesse sowie Entscheidungen offenlegt und ausreichend kommuniziert. Nur so kann zwischen dem Einkauf und anderen Abteilungen genug Vertrauen geschaffen werden, um Maverick Buying effektiv zu vermeiden.

Gleichzeitig sollten sich die jeweiligen Fachabteilungen aber auch ihre Unkenntnis beim Thema Einkauf eingestehen. Denn: In der Regel fehlt es nicht geschultem Personal schlicht an tiefgreifendem Know-how, etwa bei der Total Cost of Ownership oder dem sogenannten C-Teile-Management. Diese Unkenntnis kann dann, selbst bei den nobelsten Absichten, zu unkontrolliert steigenden Kosten und anderen erheblichen Problemen innerhalb des Unternehmens führen.

Wie groß diese Unkenntnis aktuell in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist, wollten wir selbst in einer Umfrage herausfinden. Dazu haben wir Einkaufsleiter und Entscheiderinnen aus dem Einkauf gefragt, ob sie eigentlich ihre Maverick Buying Quote messen und kennen. Hier ist das - doch sehr überraschende - Ergebnis:

Die drei Maverick Buying-Typen

Aber Vorsicht: Maverick Buying ist nicht gleich Maverick Buying. Grundsätzlich unterscheidet man nämlich zwischen drei verschiedenen Grundformen des “Shadow Spend”, die es voneinander abzugrenzen gilt:

1. Beschaffungsvorgänge laufen an der Einkaufsabteilung vorbei: Bei Typ 1 des Maverick Buying beschaffen einzelne Angestellte, etwa aus der IT- oder Sales-Abteilung, Waren oder Dienstleistungen völlig eigenständig aus. In diesem Fall wird die Einkaufsabteilung komplett umgangen.

2. Die Einkaufsabteilung wird zu spät einbezogen: In anderen Fällen wird die Einkaufsabteilung zwar einbezogen, jedoch erst zu einem zu späten Zeitpunkt. Dann ist es meist nicht mehr möglich, mithilfe eines Einkäufers gute Vertragskonditionen auszuhandeln. Der Einkauf agiert hier nur noch auf operativer Ebene.

3. Vorhandene Verträge werden nicht genutzt: Beim dritten Typ des Maverick Buying greifen die Fachabteilungen zwar auf bestehende Lieferanten zurück, jedoch ohne die vorab ausgehandelten Konditionen zu nutzen. In diesem Fall entstehen so gut wie immer höhere Kosten.

Maverick Buying erkennen und messen - so funktioniert's

Maverick Buying kann auf verschiedene Arten und Weisen im Unternehmen entdeckt werden. Ein erstes Anzeichen ist beispielsweise, wenn Rechnungen auftauchen, die sich keiner durch den Einkauf getätigten Bestellung zuordnen lassen. Des Weiteren sollten in der Einkaufsabteilung die Alarmglocken schrillen, wenn etwa der Rechnungspreis oder die Zahlungskonditionen deutlich vom jeweiligen Rahmenvertrag abweichen. All diese Indizien sprechen dafür, dass im Unternehmen Maverick Buying betrieben wird.

Maverick Buying lässt sich innerhalb eines Unternehmens jedoch nicht nur einfach feststellen, sondern auch ganz konkret messen. Diese vier Kennzahlen helfen Ihnen dabei:

• Die Maverick Buying-Quote gibt Auskunft über den Anteil an Bestellungen, die ohne Absprache mit der Einkaufsabteilung getätigt werden. Das lässt sich am einfachsten ermitteln, indem man das Einkaufsvolumen dem Rechnungsvolumen mit Lieferanten gegenüberstellt. Dabei gilt: je niedriger die Maverick Buying-Quote, desto besser.

• Die Vertragsnutzungsquote sagt aus, bei wie vielen Bestellungen bestehende Verträge und ihre jeweiligen Konditionen angewandt wurden.

• Die Preis-Compliance-Quote ist der Gegenspieler zur Vertragsnutzungsquote. Sie gibt an, wie viele Bestellungen ohne Rücksicht auf bestehende Vertragskonditionen getätigt wurden.

• Die Kondition-Compliance-Quote drückt das Verhältnis zwischen den ursprünglich ausgehandelten Vertrags- und den tatsächlichen Konditionen aus.

Die Folgen eines “wilden Einkaufs”

Maverick Buying hat für ein Unternehmen meist verheerende Folgen. Zum einen steigen die Kosten in der Regel rasant an, da Preisvorteile aus Rahmenverträgen nicht mehr genutzt oder Preisvergleiche gar nicht erst angestellt werden. Zum anderen kommt es durch Maverick Buying häufiger zu Reklamationen, die in der Folge nicht immer voll erstattungsfähig sind. In allen Fällen steigen die Beschaffungskosten im Unternehmen stark an, was sowohl den Gewinn schmälert als auch die Liquidität gefährdet.

Aber damit nicht genug. Neben dem Kostenrisiko kommt es durch Maverick Buying auch zu operativen Problemen. So haben Sie durch einen “Shadow Spend” sowohl beim Wareneingang als auch bei der Buchhaltung und der Rechnungsprüfung einen deutlichen Mehraufwand. Außerdem kann es passieren, dass sich durch Maverick Buying die Beziehung zu langjährigen Lieferanten deutlich verschlechtert und diese im schlimmsten Fall die Zusammenarbeit sogar beenden.

Maverick Buying vermeiden - mit SCALUE Essentials

Wie Sie sehen, sollte Maverick Buying im Unternehmen unbedingt vermieden werden. Andernfalls leidet sowohl die Liquidität des Unternehmens als auch die Beziehung zu Lieferanten darunter. Besonders wichtig für die Vermeidung von Maverick Buying ist dabei eine Sache: das Vertrauen in die eigene Einkaufsabteilung. Um dieses zu gewährleisten, müssen Prozesse im Einkauf transparent dargestellt und offen kommuniziert werden. Zeitgleich muss die Einkaufsabteilung jedoch auch die Beschaffung im Unternehmen besser überwachen und Maverick Buying schnell sichtbar machen.

Genau dabei hilft Ihnen die intuitive SCALUE Software-as-a-Service App. Dank der universell einsetzbaren API-Schnittstelle haben Sie all Ihre Einkaufsdaten im Handumdrehen sichtbar und kategorisiert. So sehen Sie immer ganz genau, an welchen Stellen sich Kosten einsparen lassen und wo eventuell im Alleingang Bestellungen getätigt wurden. Des Weiteren hilft Ihnen die einfach zu bedienende SCALUE Web-App dabei, Ihre eigenen Prozesse schnell und unkompliziert zu visualisieren. Auf dieser Grundlage können Sie Entscheidungen im Einkauf besser an andere Abteilungen kommunizieren und klarer begründen. Das stärkt das Vertrauen zwischen allen Abteilungen und vermeidet bestenfalls Maverick Buying in Ihrem Unternehmen.

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