Blog July 12th, 2023 Effiziente Kostenreduktion mit Spend Analytics: 5 praktische Schritte zur erfolgreichen Umsetzung

Rubina Hatziparassidis

Eine effiziente Kostenreduktion ist von entscheidender Bedeutung für Ihr Unternehmen, um die finanzielle Performance zu verbessern und Ihre Rentabilität nachhaltig zu steigern. Ineffiziente Beschaffungsprozesse und hohe Kosten können jedoch eine Herausforderung darstellen. Eine leistungsstarke Einkaufsanalyse bietet eine Lösung, um Kosten zu identifizieren, zu kontrollieren und effektive Maßnahmen zur Kostensenkung umzusetzen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf Schritte vor, wie Sie mithilfe einer Analyse der Spend-Daten Kosten effizient reduzieren können und Ihre finanzielle Performance optimieren können.

Herausforderungen im Procurement-Bereich:

Im Procurement-Bereich können verschiedene Herausforderungen auftreten, die zu hohen Kosten und ineffizienten Beschaffungsprozessen führen können. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

1. Mangelnde Transparenz:
Eine Vielzahl von Datenquellen und -formaten kann die Transparenz erschweren. Ohne eine einheitliche Datenbasis ist es schwierig, einen klaren Überblick über die Beschaffungskostenstrukturen und -prozesse zu erhalten und genaue Analysen durchzuführen.

2. Unzureichende Datenanalyse:
Ohne die richtigen Tools und Analysen ist es schwierig, Einsparungspotenziale zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die manuelle Analyse von Daten in Excel oder anderen herkömmlichen Programmen ist zeitaufwendig und liefert begrenzte Erkenntnisse.

3. Komplexität der Lieferantenlandschaft/Lieferantenmanagement:
Eine Vielzahl von Lieferanten und Verträgen erschwert die Verwaltung. Die ineffiziente Lieferantenkommunikation und -verwaltung führt in der Praxis zu höheren Kosten, Ineffizienzen und verschlechtert die Verhandlungsposition.

4. Fehlende Vertragskonformität / Maverick Buying Potential:
Wenn Mitarbeiter außerhalb der Einkaufsabteilung Vertragskonditionen nicht einhalten oder Ihre Einkaufsabteilungen bei Einkäufen nicht involvieren, kann dies zu Maverick Buying führen. Dies führt in der Regel zu höheren Preisen, schwankende Qualitäten und rechtlichen Risiken.

5. Mangelnde Reaktionsfähigkeit:
Ohne Echtzeit-Daten und eine effektive Überwachung der Kostenabweichungen ist es schwierig, zeitnah und proaktiv auf Änderungen zu reagieren und effektive Maßnahmen zur Reduktion der Kosten umzusetzen.

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Lösungsansätze mit einer Spend Analytics

Die Implementierung einer Spend Analytics bietet Lösungsansätze für die oben genannten Herausforderungen. Wir geben Ihnen fünf Schritte, wie Ihr Unternehmen mithilfe dieser Ihre Kosten effizient reduzieren können:

Schritt 1: Analyse der Beschaffungskostenstrukturen und -prozesse auf einer Single Point of Truth Basis:
Eine Spend Analytics Plattform bietet Unternehmen eine zentrale Datenplattform, auf der alle Einkäufer zugreifen können. Dadurch erhalten Sie einen klaren und genauen Überblick über die Beschaffungskosten und können fundierte Entscheidungen treffen. Durch die Integration mit Ihrem/n ERP-Systeme/-n kann Ihr Unternehmen die einkaufsrelevanten Spend-daten nahtlos in die Analyse einbeziehen.

Schritt 2: Identifizierung von Einsparungspotenzialen:
Durch leistungsstarke Datenanalysen und Visualisierungen können Einkaufsleiter und strategischer Einkäufer schnell Einsparungspotenziale identifizieren. Die Spend Analytics ermöglicht die detaillierte Analyse von Kostentreibern und die Identifizierung von ineffizienten Prozessen. Mithilfe von KPIs wie der Kostenstruktur, dem Einkaufsvolumen und der Vertragsleistung kann Ihre Einkaufsabteilung gezielte Maßnahmen zur Kostensenkung ableiten. Gerade in Verhandlungen ist es entscheidend, aktuelle und zuverlässige Daten zu erhalten, damit der Verhandlungserfolg sichergestellt werden kann.

Schritt 3: Lieferantenkonsolidierung:
Aktive Maßnahmen zur Identifizierung und Konsolidierung von Lieferanten werden unterstützt. Die Lösung kann proaktiv dabei unterstützen, Lieferantendubletten im System zu reduzieren und Bedarfe über mehrere Lieferanten zu bündeln. Durch die umfassende Analyse und Bewertung der Leistung und Konditionen der Lieferanten können Sie die Lieferantenbasis optimieren und enge Partnerschaften mit bevorzugten Lieferanten aufbauen und somit das Fundament für einen strategischen Einkauf aufzubauen. Dies ermöglicht es Ihnen, bessere Vertragsbedingungen auszuhandeln, was zu einer Senkung Ihrer Beschaffungskosten und -prozesse führt.

Schritt 4: Überwachung der Vertragskonformität/ des Maverick Buying Spend:
Eine effektive Steuerung der Vertragskonformität und des Maverick Buying Spend wird ermöglicht. Sie können alle Ausgaben überwachen und sicherstellen, dass alle internen Stakeholder die vereinbarten Konditionen einhalten. Zusätzlich können Sie Meta-Daten von Verträgen erfassen, damit Sie Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen und Rabattvereinbarungen proaktiv überwachen und so potenzielle Risiken minimieren.

Schritt 5: Sofortige Erkennung und Reaktion auf Kostenabweichungen:
Kostenabweichungen können sofort erkannt werden. Echtzeit-Analysen und Dashboards helfen Ihnen, potenzielle Problembereiche zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Kostenminimierung zu ergreifen. Durch die Integration kann Ihr Unternehmen die Daten in Echtzeit visualisieren und Einblicke gewinnen, um schnelle Entscheidungen zu treffen und die Kosteneffizienz zu verbessern.

Fazit

Die Implementierung einer Spend Analytics Plattform bietet Ihrem Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz zur effizienten Kostenreduktion. Durch die Analyse der Beschaffungskostenstrukturen und -prozesse, die Identifizierung von Einsparungspotenzialen, die Lieferantenkonsolidierung, die Überwachung der Vertragskonformität und Maverick Buying Spend intern und die sofortige Erkennung von Kostenabweichungen kann Ihre Einkaufsabteilung die finanzielle Performance optimieren und nachhaltige Kosteneinsparungen erzielen. Ihnen wird als die Möglichkeit geboten, Ihrem Unternehmen einen datengesteuerten Ansatz für die Beschaffungsoptimierung zu stellen, welcher dabei unterstützt, Ihre Unternehmensziele zu erreichen.

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