Blog June 15th, 2023 Interview mit Patrick Stöhr, Gründer und CEO von STÖHR FAKTOR

Eros Vecchio

Herr Stöhr, bei uns dreht sich heute alles um das Thema Einkaufsportfolioanalyse. Vorab daher die Frage: Was versteht man eigentlich unter diesem Begriff?

Die Einkaufsportfolioanalyse – oder Beschaffungsgüter-/Beschaffungsquellenportfolio, wie es ursprünglich mal hieß – ist nach wie vor ein Standardinstrument im Einkauf und dient der Beantwortung strategischer Fragestellungen. Dabei kombiniert sie die Frage “Wo beschaffe ich meine Güter?” auf der einen Seite mit der Frage “Mit wem arbeite ich eigentlich zusammen?” auf der anderen Seite. Soll heißen: Die Einkaufsportfolioanalyse ist das Instrument, welches Warengruppenmanagement und Lieferantenmanagement, also zwei wichtige strategische Handlungsfelder im Einkauf, zusammenbringt.

Kontaktinformationen:
Patrick Stöhr | CEO der Unternehmensberatung STÖHR FAKTOR
STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH
Düsselstraße 4a | D-40699 Erkrath | Germany
patrick.stoehr@stoehr-faktor.de
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Erst vor kurzem haben Sie gemeinsam mit SCALUE ein Produkt zur Einkaufsportfolioanalyse gelauncht. Wie kam es zu dieser Kooperation?

Wir sind das Thema gemeinsam mit SCALUE angegangen, da SCALUE bereits einen Großteil der Information, die für die Bildung des Portfolios erforderlich sind, nativ besitzt. In Kombination mit unserer Expertise in der Anwendung der Einkaufsportfolioanalyse konnten wir so eine sehr schlanke und elegante Lösung für unsere Kunden entwickeln, die schnell belastbare Ergebnisse liefert. Durch die IT-Lösung von SCALUE kann die Analyse zudem unkompliziert und je nach Bedarf wiederholt werden, sodass man die Veränderung des Portfolios über einen gewissen Zeitverlauf hinweg beobachten kann.

Wie läuft eine Einkaufsportfolioanalyse denn bisher in den meisten Unternehmen ab, wenn keine digitalen Lösungen wie SCALUE zum Einsatz kommen?

In den meisten Unternehmen wird die Einkaufsportfolioanalyse heute noch ganz klassisch über Workshops umgesetzt. Wobei man dazu sagen muss, dass Workshops nach wie vor auch ein Bestandteil unserer Lösung sind. Denn neben Spend-Zahlen, die man einfach über SCALUE abrufen kann, benötigt man auch Informationen wie die Lieferantenbewertung, die in vielen Häusern noch nicht auf Knopfdruck verfügbar ist. Stattdessen müssen solche Informationen dann erst einmal händisch aufgenommen werden, und das Tool der Wahl ist hier in den allermeisten Fällen nach wie vor Excel.

Je nach Reifegrad des Unternehmens stellt sich zudem die Frage, ob es überhaupt schon eine Warengruppenstruktur gibt, auf der man die Portfolioanalyse aufbauen kann, oder ob diese Struktur erst einmal gebildet oder nachgeschärft werden muss. Aber auch hier gestaltet sich die Lösung von SCALUE als idealer Partner, da man mithilfe der Data Health Komponente genau diese Lücken in der Warengruppenstruktur ganz einfach ausfindig machen kann.

Nehmen wir mal an, ich als Einkaufsleiter hätte erfolgreich meine Einkaufsportfolioanalyse durchgeführt. Welche Maßnahmen ließen sich daraus möglicherweise ableiten?

Bevor Sie anfangen, konkrete Maßnahmen abzuleiten, müssen Sie erst mal einen Blick auf die Ergebnisse Ihrer Analyse werfen. Nehmen wir zur Veranschaulichung mal ein fiktives Beispiel: Im Rahmen Ihrer Portfolioanalyse haben Sie herausgefunden, dass sich bei einer bestimmten Warengruppe 80 % des Spends über acht verschiedene Lieferanten verteilt. Aus dieser Erkenntnis leiten Sie dann ab, dass Sie eine stärkere Bündelung vornehmen oder in Zukunft auf eine Dual Source Strategie umsteigen wollen. Dank Ihrer Portfolioanalyse wissen Sie zudem, mit welchen zwei Lieferanten Sie bisher besonders gute Erfahrungen gemacht haben und ob sich diese beiden Lieferanten an die vereinbarten Regeln und Servicelevel halten. Kurz gesagt ist die Bündelung der Lieferanten also eine der Maßnahmen, die sich aus der Einkaufsportfolioanalyse ableiten ließe.

Kann Ihre und SCALUE’s Lösung denn auch bei der Umsetzung solcher Maßnahmen behilflich sein?

Definitiv. Mithilfe des SCALUE Action Hubs kann ich meine Maßnahmen, etwa die Veränderung meines Lieferantenportfolios, ganz einfach “trackable” bzw. nachverfolgbar machen. So kann ich also gleichzeitig die Grundlage meiner Einkaufsportfolioanalyse qualitativ absichern und den Fortschritt meiner identifizierten Maßnahmen überwachen. Eine klassische Win-win-Situatiuon.

Seit dem 01.01.2023 gilt in Deutschland das Lieferkettengesetz, welches viele Unternehmen vor neue Herausforderung stellt. Wäre nicht jetzt der genau richtige Zeitpunkt, um eine Einkaufsportfolioanalyse durchzuführen?

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, wie es in Deutschland heißt, ist seit diesem Jahr für Unternehmen in Kraft, die mehr als 3000 Mitarbeiter haben. Für Unternehmen, die über 1000 Mitarbeiter innerhalb der Unternehmensstruktur haben, gilt das Gesetz dann ab dem nächsten Jahr. In Summe bedeutet das übrigens, dass sich rund 2900 Unternehmen noch in diesem Jahr aktiv mit der Thematik beschäftigen müssen – nur mal so zur Einordnung.

Ein wichtiger Bestandteil des Lieferkettengesetzes wird dabei natürlich auch die Risikoanalyse sein, also einer der wesentlichen Aspekte, mit denen man sich im Rahmen der Einkaufsportfolioanalyse auseinandersetzt. Das heißt allerdings nicht, dass die Einkaufsportfolioanalyse die gesamten Anforderungen des Lieferkettengesetzes und die damit verbundenen Sorgfaltspflichten vollumfänglich abdeckt; aber ein wichtiger Baustein ist sie, wie zuvor erwähnt, allemal.

Wie würden Sie denn vorgehen, wenn eines dieser 2900 Unternehmen mit Ihnen und SCALUE eine Einkaufsportfolioanalyse durchführen wollen würde?

Idealerweise würde man damit beginnen, alle vorhanden Daten aus dem Einkauf erst einmal in das SCALUE Tool zu “kippen”. Damit hätte das Unternehmen dann direkt ganz transparent vor Augen, wo sich die größten Kostenblöcke befinden und wo entsprechend auch die größten Hebel sind. Gleichzeitig versucht man, gemeinsam mit dem Unternehmen Risiken entlang der Lieferkette zu identifizieren. Das war natürlich gerade während Corona ein riesiges Thema; aber auch im aktuellen wirtschaftlichen Umfeld mit Lieferengpässen und Co. sollte man ganz genau wissen, wo Probleme auftreten oder Lieferbeziehungen aktiv zu managen sind.

Damit hat man neben dem finanziellen Aspekt ein zweites Kriterium, nach dem man entscheiden kann, mit welcher Warengruppe oder mit welchem Set an Lieferanten man tiefer in die Analyse einsteigt. Denn: Die meisten Unternehmen sind rein von den Kapazitäten her schlicht nicht in der Lage, alle Warengruppen im Rahmen einer Portfolioanalyse gleichermaßen zu behandeln. Und das ist übrigens auch völlig in Ordnung so.

Für wie wahrscheinlich halten Sie es denn, dass Einkaufsabteilungen für ihre Portfolioanalyse auf eine digitale Lösung wie SCALUE zurückgreifen werden? Die Digitalisierung hinkt ja noch ein wenig in Deutschland …?

An dieser Stelle muss ich etwas vorwegschicken, was wir auch unseren Kunden immer wieder sagen: Digitalisierung ist keine klassische Checkbox, die man einfach abhakt, sondern Digitalisierung sollte viel mehr als Prozess verstanden werden. Dementsprechend ist auch der Reifegrad der Unternehmen in Deutschland in puncto Digitalisierung sehr, sehr unterschiedlich.

Angesichts dessen haben wir von STÖHR FAKTOR übrigens den sogenannten Digital Readiness Check entwickelt, der ganz einfach aufzeigt, wo ein Unternehmen im Bereich Digitalisierung steht und wo es noch Handlungsbedarf gibt. An dieser Stelle vielleicht ganz spannend: Einer der größten Hemmschuhe im Bereich Digitalisierung, den wir im Rahmen unseres Checks immer wieder entdecken, ist das Versäumnis, die eigenen Leute mitzunehmen. Denn Digitalisierung bedeutet immer auch Veränderungen, und das ist etwas, wo man Menschen erst einmal für gewinnen muss.

Wäre eine digitale Einkaufsportfolioanalyse in Zusammenarbeit mit STÖHR FAKTOR und SCALUE nicht ein guter Einstieg in den Digitalisierungsprozess?

Ich für meinen Teil glaube, dass der SCALUE Strategy Hub für Unternehmen aller Reifegrade interessant ist und unabhängig von der digitalen Reife der Einkaufsabteilung einen Mehrwert generieren kann. Für die reiferen Unternehmen, die schon deutlich mehr Einkaufsdaten zur Verfügung haben, mag das vorrangig einen Mehrwert in finanzieller Hinsicht bedeuten. Und für die, sagen wir mal unreiferen Unternehmen, bietet der Strategy Hub erstmals eine volle Transparenz über Kosten- und Lieferartenstrukturen. Entsprechend ist der Strategy Hub in allen Fällen ein wertvolles digitales Instrumentarium, mit dem der Einkauf seine Position im Unternehmen schnell und einfach stärken kann.

Jetzt haben wir mit dem Lieferkettengesetz und der Digitalisierung schon zwei große Themen im Einkauf abgedeckt. Was glauben Sie, welcher weitere Megatrend wird 2023 eine große Rolle spielen?

Ich glaube, dass das ganze Thema ESG bzw. Nachhaltigkeit dieses Jahr ein ganz Wichtiges sein wird. Es wäre wahrscheinlich sogar noch ein größeres Thema, wenn die Lieferketten nicht derart gestört wären, wie es aktuell der Fall ist. Aber nichtsdestotrotz werden sich viele Unternehmen, auch bedingt durch das Lieferkettengesetz, mit ihren eigenen Nachhaltigkeitszielen beschäftigen müssen. Und da spielt der Einkauf definitiv eine ganz zentrale Rolle, insofern ist ESG für mich eines der großen Themen für 2023.

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Wäre ESG nicht auch ein Thema, welches man gut im Rahmen einer Einkaufsportfolioanalyse abdecken könnte?

Absolut. Wir arbeiten mit SCALUE und der Wissenschaft deshalb auch daran herauszufinden, welche Bewertungskriterien für Lieferanten in Zukunft eine wichtige Rolle spielen könnten. Und der Aspekt Nachhaltigkeit wird da natürlich von deutlich größerer Bedeutung sein, als das in der Vergangenheit der Fall war. Dementsprechend sind wir auch daran interessiert, aktuelle Anforderungen an Lieferanten, Warengruppen und das Management mit in die Portfolioanalyse aufzunehmen und im Strategy Hub entsprechend abzubilden.

Wollen Sie zum Abschluss des Interviews noch einmal die Werbetrommel für Ihre gemeinsame Lösung für eine digitale Einkaufsportfolioanalyse rühren?

Sehr gerne. Also ich denke, dass wir Unternehmen mit dem Strategy Hub eine technologische Lösung bieten, mit der sie ein über Jahrzehnte bewährtes Instrumentarium dazu nutzen können, die eigene Lieferkette abzusichern und gleichzeitig die Kosten im Einkauf zu reduzieren. Das Spannende an der Kombination mit der SCALUE Lösung ist dabei, dass die Ergebnisse aus der Portfolioanalyse nachvollziehbar dokumentiert und mit einer direkten Referenz dargestellt werden. So können sowohl Unternehmen mit einer hohen Datenqualität als auch digital weniger reife Unternehmen ganz einfach nachvollziehen, wie einzelnen Maßnahmen zur späteren Ergebnisentwicklung beigetragen haben.

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