Blog November 20th, 2023 Die 5 Transparenzlevel - wie Sie mehr Transparenz in Ihrem Einkauf erhalten

Rubina Hatziparassidis

Das Thema „Transparenz im Einkauf“ wird bei vielen Unternehmen und Studien regelmäßig thematisiert. Was das ganze jedoch verkompliziert ist, dass jeder Einkaufsmanager etwas anderes darunter versteht. Die meisten Manager fragen sich, wie sie die angedachte Transparenz überhaupt herstellen können. Weiterhin wird versäumt „Transparenz im Einkauf“ für das eigene Unternehmen zu definieren.

Nur wenige Einkaufsmanager nehmen das Thema vollumfänglich an und reduzieren die Transparenz nicht rein auf eine vorhandene "schlechte Datenqualität“. Denn tatsächlich geht es um viel mehr als nur mangelhaft gepflegte Systemdaten.

Eine einheitliche Definition von „Transparenz im Einkauf“ existiert allerdings nicht.
Wir, von SCALUE, haben uns der Sache angenommen und teilen mit Ihnen unser Wissen. Die wichtigsten Erkenntnisse aus den Kundengesprächen der letzten Jahre haben wir für Sie zusammengefasst und in fünf Transparenzlevel unterteilt.

Erstes Transparenzlevel: Datenumfang definieren

Viele mittelständische Unternehmen und Konzerne haben mindestens ein oder sogar mehrere Warenwirtschafssysteme im Einsatz. Die Datenstrukturen innerhalb dieser Systeme unterscheiden sich oftmals drastisch, da Sie im Laufe der Zeit immer wieder „customized“ wurden. Die Daten werden zunehmend verschachtelt und mit den gängigen Abfragen kommt man häufig nicht mehr weiter. Viele wichtige Informationen „verstecken“ sich mit der Zeit in dem System und bleiben daher unentdeckt. Trifft dies auf Ihr Unternehmen zu? Spätestens jetzt benötigen Sie die Unterstützung Ihrer stark beanspruchten IT-Abteilung. Grundsätzlich gilt, je weiter man sich von den Standardsettings eines Warenwirtschaftssystems wegbewegt, desto umfangreicher und komplizierter wird es gesamte Zusammenhänge darzustellen.

Darüber hinaus nutzen Einkäufer weitere unterstützende Datenquellen wie z.B. Indexwerte von LME, EUWID oder KIWeb. Diese oder ähnliche Quellen werden von den jeweiligen Einkäufern in unterschiedlichem Grad genutzt, um die Einzelpreise und Marktentwicklungen besser zu tracken. Aber eine Übersicht welche Indizes für welche Lieferanten oder Artikel relevant sind und in welchem Grad sich Indexentwicklungen auswirken, wird oftmals nicht definiert.

Im Rahmen unserer Projekte erstellen wir von SCALUE direkt zu Projektbeginn eine Übersicht aller essenziellen und gewünschten Datenquellen. Unsere ERP-Spezialisten kennen die Besonderheiten der ERP-Systeme und berücksichtigen Ihre Auswertungswünsche im Rahmen der Datenextraktion. Hier wird auch auf die Möglichkeiten der Anbindung externer Datenquellen eingegangen. Mit dieser Vorgehensweise schaffen wir einen einheitlichen Datentopf und können nach unserem „Single Point of Source“ Ansatz alle später generierten Auswertungen reproduzierbar und nachvollziehbar erstellen.

Zweites Transparenzlevel: Datenqualität erhöhen

Die Bedeutung der Datenqualität wird bei vielen Unternehmen oftmals nicht hoch genug priorisiert, obwohl sie wissen, dass dies die Basis für eine sehr gesunde und transparente Einkaufsabteilung ist. Häufig mangelt es an Zeit und Ressourcen, obwohl eine grundsätzliche Bereitschaft vorhanden ist. In größeren Unternehmen werden jedoch sogar eigene Abteilungen zur Stammdatenpflege geschaffen. Im Wesentlichen sind die folgenden drei Bereiche davon massiv betroffen:

• Uneinheitliche Stammdaten: Lieferanten- und Artikeldoubletten systematisch korrigieren
• Einkaufsvolumen ist wenig und uneinheitlich klassifiziert
• Aussagefähigkeit der Bestell- und Rechnungstexte, gerade im indirekten Bereich, sehr gering

Wir identifizieren die Ursache direkt und erstellen mit Ihrer IT-Abteilung eine Übersicht aller Personen die Schreibrechte in einem ERP-System haben. Oftmals stellen wir fest, dass zu viele Personen Stammdaten anlegen und manipulieren können. Allein durch die Eingrenzung dieser Personenkreise wird die Verschlechterung der Datenqualität stark minimiert. Parallel bereinigt unsere Software Schritt-für-Schritt die Datenqualität und spart unseren Kunden einen hohen manuellen Aufwand. Beispielsweise werden die o.g. Lieferanten- und Artikeldoubletten weitestgehend automatisiert bereinigt und mit weiteren Daten angereichert.

Drittes Transparenzlevel: Transparenzgrad festlegen

Viele Unternehmen wünschen sich mehr Transparenz, aber dies nur in einem begrenzten Maße. Sie implementieren ein mehrstufiges Rollen- und Rechtesystem und schränken die Sicht auf das Einkaufsvolumen für ausgewählte Personen- oder Unternehmensbereiche ein. Beispielweise ist das Einkaufsvolumen aus Deutschland nicht für andere Ländergesellschaften oder Einkäufergruppen sichtbar.

Mit unserem flexiblen Rollen- und Rechtesystem können Unternehmen den Transparenzgrad selbst bestimmen. Die Einkaufsmanager, die auf solche Barrieren verzichten, performen allerdings überdurchschnittlich gut. Beispielweise wurden bei geplanten Ausschreibungen Preise- oder Mengensynergien länderübergreifend deutlich schneller identifiziert.

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Viertes Transparenzlevel: Reporting- und Auswertungen zentral steuern

Viele Einkaufsabteilungen erstellen täglich zahlreiche Reporte für das Management und führen diverse Auswertungen durch. Oftmals können mit den Auswertungsmöglichkeiten des vorhandenen Warenwirtschaftssystems nicht die gewünschten Darstellungen generiert werden. Der Ausweg wird meist über Tabellenkalkulationsprogramme wie z.B. Excel gesucht. So sieht der normale Prozess bei vielen Unternehmen aus. Die regelmäßige Aufbereitung der Daten oder auch das Ad-hoc Reporting erhöht zudem den Aufwand und die Intransparenz. Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass die Struktur und Kalkulationslogik für die Reporte nicht einheitlich abgestimmt, festgelegt und dokumentiert wird. Gerade die Ersteller und Empfänger dieser Auswertungen erhalten durch eine zentrale Steuerung eine sehr nützliche Leitlinie und werden deutlich weniger Rückfragen erhalten.

Im Laufe unsere Kundenprojekte stellen wir den Einkaufsverantwortlichen regelmäßig eine einfache Frage: „Kann ein/e Mitarbeiter/in im Einkauf sowie außerhalb der Einkaufsabteilung Ihre Reporte und Auswertungen erstellen?“ Oftmals lautet die Antwort „Nein“. Das heißt, dass die Ersteller bei der Vorbereitung der Reporte oder Auswertungen auf Besonderheiten achten müssen. Diese Besonderheiten nehmen wir zentral auf und erreichen die Reproduzierbarkeit bzw. die Transparenz nachhaltig. Außerdem werden die Kapazitäten der Ersteller spürbar geschont. Ein weiterer Punkt ist, dass Sie in sehr angespannten und stressigen Situationen wie z.B. in sensiblen Verhandlungen und Führungskräftemeetings noch selbstsicherer Auftreten können. Durch Ihre zentralisierte Auswertungslösung kann nun sogar auf bisher unangenehme Ad-hoc Fragen reagiert werden. Dies erhöht nicht nur den Stellenwert des Einkaufsmanagers, sondern der ganzen Einkaufsabteilung.

Fünftes Transparenzlevel: Kommunikation

Die Kommunikation mit anderen Abteilungen und unterschiedlichen Hierarchiestufen sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Einkauf. Häufig investieren Einkaufsmanager zu wenig Zeit in die Kommunikation mit anderen Abteilungen und die Pflege der internen Stakeholder. Eine sehr wirkungsvolle Vorgehensweise ist es, wenn Sie Ihre Reporting- und Auswertungsstrukturen mit Ihrer Finanzabteilung und der Geschäftsleitung gemeinsam abstimmen. Wenn Sie dann noch proaktiv (Standard-)Auswertungen an diese Personenkreise (idealerweise automatisiert) versenden oder bereitstellen, erhöhen Sie nachhaltig das Vertrauenslevel und fördern zusätzlich die Zusammenarbeit.

SCALUE setzt sich stark für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens ein, da wir der festen Überzeugung sind, dass der Einkauf durch die engere Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen viel mehr erreichen kann. Mit dieser Philosophie überzeugen wir unsere Kunden, welche seither verstärkte Unterstützung aus anderen Abteilungen und Geschäftsbereichen erhalten.

Fazit

Die Zukunft des Einkaufs gehört denjenigen, die Transparenz als strategisches Werkzeug einsetzen. Indem Sie die Datenlandschaft optimieren, die Kommunikation fördern und die Qualität steigern, werden Sie zur treibenden Kraft in Ihrem Unternehmen. Machen Sie Transparenz zu Ihrem Vorteil und machen damit den Einkauf zu einem Motor für Ihren Unternehmenserfolg.

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