Blog August 22nd, 2022 Die 5 Phasen des Einkaufscontrollings

Samir Kharkan

Vertrauen ist gut, Controlling ist besser
Das Einkaufscontrolling umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung des gesamten Einkaufsprozesses; dementsprechend gilt es auch als das Rückgrat einer krisensicheren Beschaffung. Doch wie funktioniert gutes Einkaufscontrolling überhaupt? Und welche Software hilft Ihnen dabei, Ihren Einkauf optimal zu managen? Wir geben einen Überblick.

Einkaufscontrolling - Ein Überblick

• Die Hauptaufgaben des Einkaufscontrolling sind die strategische Planung und Steuerung des Einkaufsprozesses, die Analyse wichtiger Kennzahlen, sowie die Abgleichung von Ist- und Soll-Zuständen im Einkauf.

• Gutes und zuverlässiges Einkaufscontrolling ist mit Blick auf die unsicheren globalen Lieferketten und Materialengpässe der vergangenen Monate aktuell wichtiger denn je.

• Beim Einkaufscontrolling gibt es eine große Menge relevanter Kennzahlen. Zu den wichtigsten zählen das Einkaufsvolumen, die Materialkostenveränderung, die Zuverlässigkeit in Bezug auf die Lieferperformance etwaiger Zulieferer.

• Für ein nachhaltiges und krisensicheres Einkaufscontrolling ist eine ganzheitliche Datenverarbeitung und -visualisierung unabdingbar. Genau hier kommt SCALUE's Essential Modul, die erste Plug-and-Play Einkaufscontrolling Lösung von SCALUE, zum Einsatz.

Was versteht man unter Einkaufscontrolling?
Um das Einkaufscontrolling - auch Spend Analytics oder Spend Management - in seiner Gänze zu verstehen, ist es sinnvoll, sich die beiden Begriffe “Einkauf” und “Controlling” erst einmal getrennt voneinander anzuschauen:

Beim Einkauf handelt es sich um einen Teilbereich der Beschaffung; genauer gesagt um den taktischen Teil der Beschaffung. Das heißt, dass beim Einkauf vor allem die Suche nach Lieferanten, das Vergleichen von Angeboten sowie die Klärung des Bedarfs im Vordergrund stehen.

Unter dem Begriff Controlling versteht man in diesem Zusammenhang den Prozess, der zur Umsetzung und Optimierung eben jener Aufgaben durchlaufen wird. Dieser Prozess unterteilt sich im Allgemeinen in die folgenden drei Schritte:

1. Planung und Zielsetzung: Was wollen wir erreichen?
2. Steuerung und Beobachtung: Wie wollen wir unsere Ziele erreichen?
3. Überwachung und Evaluation: Inwieweit wurden die vorgegebenen Ziele erreicht?

Durch die stetige Wiederholung dieser drei Schritte lassen sich in so gut wie jeder Abteilung unterschiedlichste Potenziale heben und Abläufe immer weiter verbessern. Das macht gutes Controlling zu einem unverzichtbaren Führungsinstrument; ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Was für eine Definition des Begriffs Einkaufscontrolling ergibt sich nun daraus? Ganz einfach. Der Ausdruck Einkaufscontrolling beschreibt eine Methode zur Überprüfung und Verbesserung des gesamten Einkaufsprozesses anhand konkreter Ziele und Kennzahlen. Dabei steht beim Einkaufscontrolling vor allem das Aufdecken möglicher Einsparpotentiale und die Beziehung zu bestehenden und zukünftigen Zulieferern im Fokus.

Warum ist gutes Einkaufscontrolling so wichtig?
Wie jeder Einkäufer und jede Einkäuferin weiß, liegt der Gewinn eines Unternehmens im Einkauf. Mit anderen Worten: Gutes Einkaufscontrolling ist in den meisten Fällen der schnellste und effizienteste Weg, über den ein Unternehmen Geld einsparen und so den Gewinn erhöhen kann. Gleichzeitig garantiert nachhaltiges Einkaufscontrolling aber auch, dass die Beziehung zu Zulieferern für beide Seiten Früchte trägt und über viele Jahre hinweg reibungslos ablaufen kann. Das schafft, gerade in Zeiten unsicherer globaler Lieferketten, ein großes Maß an Sicherheit in Ihrem Unternehmen.

Weitere Vorteile von gutem und zuverlässigem Einkaufscontrolling sind:

• Ununterbrochener Überblick über Preis- und Volumenentwicklungen
• Hohe Transparenz bei den Ausgaben
• Unabhängige Einkaufsprozesse (Maverick Buying)
• Sicherstellung von interner und externer Compliance
• Stetige Optimierung des Betriebskapitals

Die fünf Phasen des Einkaufscontrollings
Einkaufscontrolling hat keinen echten Anfang und auch kein echtes Ende. Es ist viel mehr ein andauernder Prozess, der die verschiedenen Abteilungen des Einkaufs immer wieder durchläuft und dabei durchgehend optimiert. Dieser Prozess - oder eben Kreislauf - sieht wie folgt aus:

1. Ist-Zustand feststellen
Wie jeder Prozess beginnt auch das Einkaufscontrolling mit der Feststellung des Ist-Zustandes. Das heißt, dass an dieser Stelle unter anderem folgende Fragen geklärt werden: Welche Rohstoffe und Produkte werden eingekauft? Von welchen Lieferanten werden diese Rohstoffe bezogen? Und wie haben sich die Kosten für die eingekauften Güter in den letzten Monaten entwickelt?

2. Soll-Zustand definieren
Als Nächstes folgt die Festlegung des Soll-Zustandes, mit anderen Worten, welches Ziel erreicht werden soll. Dabei wird als Erstes ein Zielfeld - etwa die Zulieferer oder eine bestimmte Materialgruppe - bestimmt. Im nächsten Schritt wird dann beschlossen, welche Kennzahl sich zur Überprüfung des Ziels eignet und welchen neuen Zielwert man erreichen möchte. Im Einkauf könnte eine solche Kennzahl beispielsweise das Einkaufsvolumen eines bestimmten Rohstoffs oder die Zuverlässigkeit eines bestimmten Zulieferers sein.

3. Daten zusammenführen
Sobald ein Zielbereich ausgemacht und ein Zielwert festgelegt wurde, müssen über einen vorher festgelegten Zeitraum hinweg entsprechende Daten zusammengetragen werden. Dabei fließen neben Informationen aus dem Einkauf auch Daten aus den Bereichen Rechnungswesen und Materialwirtschaft sowie externe Beschaffungsmarktdaten zusammen.

4. Analyse durchführen
Nachdem alle relevanten internen und externen Daten gesammelt wurden, kann mit der eigentlichen Analyse begonnen werden. Dazu zählt das konstante Monitoring der relevanten Datenströme, die Überprüfung aller wichtigen Kennzahlen sowie der Vergleich mit branchenüblichen oder wünschenswerten Benchmarks.

5. Neuen Ist-Zustand auswerten
Nach Ablauf einer bestimmten Zeit gilt es, den neuen Ist-Zustand mit dem vorher festgelegten Soll-Zustand zu vergleichen. Dabei können zwei Sachen festgestellt werden: Entweder ließ sich der analysierte Bereich optimieren, wodurch beispielsweise Kosten gespart oder die Produktivität erhöht wurden. Oder aber Sie stellen fest, dass der analysierte Bereich bereits maximal effizient läuft. In beiden Fällen war der Prozess des Einkaufscontrolling erfolgreich.

Relevante KPIs: Fixkosten, Einkaufsvolumen und Co.
Gutes (Einkaufs-)controlling steht und fällt mit der Auswahl der richtigen Key Performance Indicator (KPI). Denn, nur wer seine Ziele im Einkauf schnell und zuverlässig misst, kann diese durch gutes Controlling gezielt beeinflussen und optimieren. Zu den wichtigsten KPIs im Einkaufscontrolling zählen dabei:

• Das Einkaufsvolumen
• Die Versorgungssicherheit / Lieferfähigkeit
• Die Lieferdauer
• Die Anzahl aktiver Lieferanten
• Die Materialkostenveränderung
• Die Zahlungskonditionen (Skontosätze /-quote, Zahlungsziele)
• etc.

Jede dieser KPIs wird in der Regel von mehreren Faktoren beeinflusst, auf die jeweils mehr oder weniger aktiv Einfluss genommen werden kann. Aus diesem Grund ist nicht nur die reine Auswahl der KPI, sondern auch die Auswahl des zu beeinflussenden Faktors von größter Wichtigkeit. Wenn Sie beispielsweise die Wirtschaftlichkeit Ihres Einkaufs (KPI) erhöhen möchten, haben Sie die Möglichkeit, entweder die Bestellvorgänge pro Stunde zu erhöhen oder aber die Kosten pro Bestellvorgang zu senken.

Bye bye Excel: Modernes Einkaufscontrolling mit SCALUE Essentials
Unzählige KPIs, Datenströme aus dem Einkauf, dem Rechnungswesen und der Materialwirtschaft, und obendrein noch externe globale Faktoren, auf die Sie als Einkäufer oder Einkäuferin keinen Einfluss haben: Der Einkauf ist definitiv eine Wissenschaft für sich. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Ihre Einkaufsdaten immer up to date sind und Sie all Ihre KPIs stets im Blick behalten.

Viele Verantwortliche im Einkauf nutzen dazu auch heute noch schier endlose Excel Tabellen, die zwar alle relevanten Daten erfassen und kategorisieren, aber nur begrenzt visualisieren und schon gar keine Arbeit automatisieren. Genau hier kommt die SCALUE Essentials SaaS-Lösung ins Spiel. Dank intelligentem Process Mining sind Ihre Einkaufsdaten immer auf dem neusten Stand und auf Knopfdruck kategorisiert. Zeitgleich zeigt Ihnen die SCALUE Essentials Software zu jedem Zeitpunkt an, wo sich in Ihrem Einkaufsprozess kleine und große Einsparpotentiale verstecken; und das völlig intuitiv und nutzerfreundlich in der SCALUE Web App. Genau so geht modernes Einkaufscontrolling.

Sagen auch Sie Bye bye zu Excel und "Hallo" zum Einkaufscontrolling der Zukunft.

Wie Scalue Ihnen weiterhelfen kann? Vereinbaren Sie eine kostenfreie Demo

Erfahren Sie mehr auf unserem Blog: Mehr Insights

Folgen Sie uns auf LinkedIn: Mehr Content