Blog September 20th, 2022 Den Einkaufserfolg über 5 Härtegrade messen und steuern

Erfolge im Einkauf werden schnell übersehen
Einsparungen zu generieren und Kosten zu reduzieren, ist auch im Jahr 2022 die größte Herausforderung im Einkauf zumal Inflation, Lieferengpässe und politische Unsicherheiten für eine nie dagewesen Marktsituation sorgen. Das Problem ist nur: Erfolgreiche Einsparmaßnahmen im Einkauf lassen sich schwer belegen und werden vom Top-Management oft übersehen. Eine Messung des Einkaufserfolgs über fünf Härtegrade kann hier Abhilfe leisten.

Aus aktuellem Anlass: Einkaufserfolg im Krisenjahr 2022
Viele Einkaufsabteilungen stehen im Jahr 2022 vor nie dagewesenen Herausforderungen: Instabile Lieferketten sorgen für erhebliche Lieferverzögerungen und ein hohes Maß an Unsicherheit, die Inflation führt zu gravierende und teilweise wöchentlich steigende Material und Energiepreise und die drohende Rezession gefährdet gar den Fortbestand mancher Unternehmen. Obendrein forcieren die Digitalisierung und der gleichzeitige Mangel an Arbeitskräften einen massiven Umbruch in der gesamten Wirtschaftswelt.

Um in dieser nie dagewesenen Marktsituation zu bestehen, bedarf es mehr denn je einer passgenauen und datengetriebenen Messung des Einkaufserfolgs. Mit anderen Worten: Einsparpotenziale im Einkauf müssen noch früher identifiziert, noch schneller realisiert und vor allem noch besser dokumentiert werden. Denn nur wenn der Einkauf all seine Kennzahlen so präsentiert, wie es im Vertrieb seit jeher gang und gäbe ist, kann die Reputation der Einkaufsabteilung auch in Krisenjahren wie diesem aufrechterhalten werden.

Einkaufserfolg messen - auf die Schnelle

• Erfolge im Einkauf können über verschiedene Quellen generiert werden. Dazu zählen neben der Kostenreduzierung auch die Vermeidung von Kosten sowie Prozess- und Qualitätsverbesserungen.
• Diese Einkaufserfolge lassen sich jedoch - anders als im Verkauf - nur schwer mit Zahlen und Fakten belegen. Das liegt daran, dass Einkaufserfolg in vielen Unternehmen weder klar definiert ist, noch systematisch gemessen wird.
• Eine Möglichkeit, diese Problematik zu beheben, ist die Messung und Steuerung des Einkaufserfolgs über fünf aufeinander folgende Härtegrade. Genau bei diesem Prozess hilft Ihnen die SCALUE Advanced SaaS-Lösung.

Was versteht man unter Einkaufserfolg?
Unter dem Begriff Einkaufserfolg versteht man im weitesten Sinne eine betriebswirtschaftliche Verbesserung verschiedener Kennzahlen im Einkauf. Für viele fachfremde Führungskräfte bedeutet dies vor allem eines: Direkte Einsparungen im Einkauf erzielen und dadurch Kosten reduzieren. Doch Einkaufserfolg kann nicht nur durch Kostenreduzierung, sondern noch über weitere Quellen realisiert werden:

• Kostenvermeidung: Die besten Kosten sind bekanntlich die, die gar nicht erst entstehen. Statt also ausschließlich auf die Reduzierung bestehender Kostenpunkte zu schauen, sollten auch die gar nicht erst anfallenden Kosten in die Erfolgsmessung einbezogen werden.
• Prozessverbesserung: Nicht nur beim eingekauften Material, sondern auch beim Einkaufsprozess selbst lassen sich Kosten einsparen. Dazu zählen unter anderem Bezugskosten, wie Frachtgebühren oder Versicherungen, sowie Personal- und IT-Kosten.
• Qualitätsverbesserung: Zu den Erfolgen im Einkauf zählt neben der Reduktion von Kosten auch die Verbesserung der Einkaufsqualität. Unter diesen Punkt fallen beispielsweise verbesserte Produkt- und Leistungsspezifikationen sowie eine Steigerung der Zuverlässigkeit und Servicequalität.

Die Herausforderungen beim Tracking des Einkaufserfolgs
Ein erfolgreicher Einkauf hat viele Facetten und ist für jedes Unternehmen unabdingbar. Das Problem ist nur: Viele Einkaufsabteilungen können ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg beim Top-Management in der Regel nur sehr schwer mit belastbaren Zahlen und Fakten belegen. Das sieht man auch daran, dass erzielte Einsparungen und vermiedene Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oftmals nicht ersichtlich sind oder gar nicht erst berücksichtigt werden.

Die Ursache dafür ist relativ simpel: In vielen Unternehmen fehlt sowohl eine klare Definition als auch eine systematische Messung des Einkaufserfolgs. Daraus resultiert dann im schlimmsten Fall eine Art “Blindflug”, der zur Folge hat, dass Entscheidungen der Einkaufsorganisation vom Top-Management missinterpretiert oder nicht nachvollzogen werden.

Den Einkaufserfolg über 5 Härtegrade steuern
Um das Risiko des oben beschriebenen “Blindflugs” zu minimieren, bedarf es einer
systematischen und permanenten Nachverfolgung jeglicher Einkaufsinitiativen. Ein dafür geeigneter Prozess, der sich über die vergangenen Jahre etabliert hat, ist die Erfolgsmessung anhand fünf aufeinander folgender Härtegrade. Diese “Pipeline” zur Messung des Einkaufserfolgs läuft wie folgt ab:

Vorab: Festlegung der Baseline
Bevor der erste Härtegrad angewendet werden kann, muss zuallererst die Baseline - also die Messlatte, gegen die der Einkaufserfolg gemessen wird - festgelegt werden. Dabei ist es wichtig, bei der Definition der Baseline zwischen Einmal- und Wiederholungskäufen zu unterscheiden.

1. Härtegrad: Einkaufsinitiative & Ideen ausarbeiten
Nach der Festlegung der Baseline folgt der erste Härtegrad. In dieser Phase werden Ideen zur Kostenreduzierung bzw. -vermeidung gesammelt und gemeinsame Initiativen
ausgearbeitet. Eine Quantifizierung des möglichen Einsparpotenzials findet im ersten Härtegrad noch nicht statt, es geht hier lediglich um eine qualitative Ideensammlung.
 

2. Härtegrad: Einkaufserfolg abschätzen
Im zweiten Härtegrad geht es darum, den möglichen Einkaufserfolg bzw. die möglichen Einsparungen der ausgearbeiteten Ideen abzuschätzen. Dazu kann beispielsweise eine Lieferanten- oder Einkaufsmarktanalyse durchgeführt werden.

3. Härtegrad: Vertraglich vereinbarter Einkaufserfolg
Auf die theoretische Schätzung des Einkaufserfolgs folgt die Aushandlung von Preisen und Konditionen mit ausgewählten Lieferanten. Sobald diese Verhandlungen abgeschlossen und die Verträge fixiert sind, kann der Einkaufserfolg erstmals quantifiziert werden. Dazu wird ganz einfach die Differenz aus dem vorab festgelegte Baseline-Preis und den ausgehandelten Vertragskonditionen berechnet.

4. Härtegrad: Realisierter Einkaufserfolg
Beim darauffolgenden vierten Härtegrad werden nun alle Bestellungen, die tatsächlich auf Basis der neuen Vertragskonditionen und Preise getätigt wurden, betrachtet und mit der Baseline verglichen. Das daraus resultierende Ergebnis wird realisierter Einkaufserfolg genannt.

5. Härtegrad: Budgetierter Einkaufserfolg
Zu guter Letzt werden die realisierten Einkaufserfolge (4. Härtegrad), welche bspw. vom Einkaufscontroller oder vom Finanzcontroller geprüft werden, noch um ihre jeweiligen Budgets gekürzt. Daraus ergibt sich der budgetierte Einkaufserfolg, der dem Einkaufscontrolling als Grundlage für weitere Entscheidungen dient.

Auf diese Weise schließt sich der Kreis der Optimierung wieder und die Initialzündung für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gewinnt eigenständig an Fahrt. Die Früchte des Erfolgs werden sich in einer deutlich höheren Wertschätzung des Einkaufs durch das Management widerspiegeln.

Den Erfolg im Einkauf sichtbar machen - mit SCALUE Advanced
Auch in Zeiten, in denen jedes Unternehmen die Senkung der Kosten als ihre oberste Maxime ausgibt, scheinen Einsparungen in der Beschaffung nur am Rande wahrgenommen zu werden. Dabei tragen Einkaufserfolge, ganz egal, ob es sich dabei um eine kurzfristige Kostenreduzierung oder eine langfristige Prozessoptimierung handelt, ebenso zum Erfolg eines Unternehmens bei wie steigende Absatzzahlen. Das Problem ist nur: Einkaufserfolge werden selten klar definiert und noch seltener systematisch erfasst und gemessen.

Genau an dieser Stelle kommt die SCALUE Advanced SaaS-Lösung ins Spiel. Über die intelligente und intuitiv zu bedienende Eingabemaske können Maßnahmen unkompliziert entlang der fünf Härtegrade eingegeben und mögliche Einsparpotenziale sichtbar gemacht werden. Besonders praktisch dabei: Die eingetragenen Maßnahmen werden automatisch mit all Ihren Einkaufsdaten verknüpft, was die Maßnahmenverfolgung garantiert “bulletproof” macht. Zudem haben Sie über die nutzerfreundliche SCALUE Web-App die Möglichkeit, Ihre aktuellen Einkaufsdaten schnell und ortsunabhängig zu visualisieren. So entgehen die Erfolge Ihrer Einkaufsabteilung in Zukunft garantiert niemandem mehr.

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