November 23rd, 2022 Einkaufs- und Finanzabteilung: Hand in Hand zum Unternehmenserfolg

Samir Kharkan

Einkaufs- und Finanzabteilung: Hand in Hand zum Unternehmenserfolg

Einkaufs- und Finanzabteilung verfolgen in der Regel ein und dasselbe Ziel. Trotzdem kommt es zwischen den beiden Abteilungen im Arbeitsalltag immer wieder zu Differenzen. Dabei wären beide Abteilungen viel stärker, wenn sie an einem Strang ziehen würden. Wie Einkaufs- und Finanzabteilung zueinanderfinden können und welche Rolle sowohl der CFO als auch die richtige Software dabei spielen, erfahren Sie hier.

Einkaufs- vs. Finanzabteilung - der Status quo

Die aktuelle Situation in vielen Unternehmen sieht wie folgt aus: Die Einkaufsabteilung plant, steuert und überwacht den gesamten Einkaufsprozess. Von der Auswahl der Zulieferer bis hin zur Qualitätssicherung der eingekauften Waren. Oberstes Ziel der Einkaufsabteilung ist dabei natürlich die Reduktion sowie die Vermeidung von Kosten, aber auch die Stabilität von Lieferketten und das Risikomanagement sind wichtige Aufgabenfelder. Die Verantwortung für diese Abteilung obliegt in der Regel der Einkaufsleitung. Einen CPO (Chief Procurement Officer) dagegen haben nur wenige mittelständische Unternehmen. Dies resultiert darin, dass die Einkaufsabteilung, im Gegensatz zu anderen Abteilungen, nicht durch eine Top-Management Position vertreten ist, sondern in der Regel etwa dem CFO (Chief Financial Officer) oder den COO (Chief Operating Officer) unterstellt ist. Somit können die Interessen der Einkaufsabteilung nicht direkt auf der Top-Management Ebene vertreten werden.

Dem gegenüber steht die Finanzabteilung. Hier liegt der Fokus vor allem auf der Steuerung der Finanzflüsse, insbesondere der Wahrung der liquiden Mittel des Unternehmens. Um diese zu gewährleisten, wird unter anderem der Cashflow, die OPEX/CAPEX sowie das Working Capital des Unternehmens genau beobachtet und optimiert. Die Entscheidungen innerhalb dieser Abteilung trifft der CFO - eine der Führungspositionen, die auch bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmen besonders früh besetzt wird. Der CFO kann hier sicherstellen, dass die Interessen der Finanzabteilung im Top-Management repräsentiert werden.

Die aktuellen Herausforderungen

Sowohl Einkaufs- als auch die Finanzabteilung verfolgen also im Grunde ein und dasselbe Ziel: Kosten vermeiden und dadurch die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen. Trotz dieses gemeinsamen Ziels kommt es auf dem Weg dorthin jedoch immer wieder zu Spannungen oder Missverständnissen. Aber woran liegt das eigentlich?

1. Gemeinsames Verständnis: In vielen Unternehmen fehlt sowohl das Verständnis für die Arbeitsabläufe der anderen Abteilung, als auch das Wissen über ein gemeinsames Ziel.

2. Gemeinsame Plattform: Oftmals operieren Einkaufs- und Finanzabteilung nicht auf Grundlage derselben Daten, geschweige denn auf derselben Plattform oder Software.

3. Kommunikation: Durch das Fehlen einer gemeinsamen Basis kommt oftmals keine oder nur eine mangelhafte Kommunikation zwischen den beiden Abteilungen beziehungsweise zwischen Einkaufsleitung und CFO zustande.

Aus Einkaufs- vs. Finanzabteilung wird gemeinsames Einkaufscontrolling

Es kann jedoch auch anders gehen. Nämlich dann, wenn Einkaufs- und Finanzabteilung zusammenarbeiten und sich entschließen, ihre übereinstimmenden Ziele gemeinsam zu erreichen. Ein essenzieller Bestandteil dafür ist das Einkaufscontrolling, welches als Bindeglied zwischen den beiden Abteilungen fungiert.

Ziel des Einkaufscontrolling sollte es sein, die Einkaufsabteilung effizient und strategisch zu steuern, alles in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen. So kann es gelingen, die Einkaufsabteilung im Hinblick auf die Unternehmensziele zu optimieren und Kosten einzusparen. Denn: Gutes Einkaufscontrolling ist in vielen Fällen die effizienteste Möglichkeit für ein Unternehmen, Einsparpotenziale aufzudecken und effektiv Kosten einzusparen, da je nach Branche bis zu 80% der Gewinn- und Verlust-Rechnung durch die Einkaufsabteilung bestimmt werden. Das rückt dann nicht nur die Einkaufsabteilung in ein besseres Licht, sondern hilft auch der Finanzabteilung dabei, die finanzielle Planbarkeit innerhalb des Unternehmens zu erhöhen.

Bestenfalls können große Einsparungen in der Einkaufsabteilung sogar dazu führen, dass stattdessen nicht am falschen Ende gespart wird - beispielsweise bei den Personalkosten. Oder wie Rainer Veith, CFO, Member of the Executive Board bei SALZGITTER MASCHINENBAU AG, es beim Procurement Summit 2020 ausdrückte:

"Personalkosten ist ein Thema, ja. Aber es ist schneller, ich glaube leichter, und auf jeden Fall menschlicher zu gucken, dass ich Savings im Einkauf habe

-Rainer Veith

Die sieben W's des Einkaufscontrollings

Eine gute Hilfestellung beim Aufbau des Einkaufscontrollings bieten die sieben W’s des Einkaufscontrollings. Diese zentralen Fragen geben der Einkaufsleitung und dem Team eine erste Orientierung, welche Daten sie sammeln und an andere Abteilungen weitergeben sollten, um die Kommunikation und Kooperation zu steigern. Nach den sieben W’s fragen Sie wie folgt:

● Wer kauft
● Wann
● Was
● Von wem
● Zu welchem Preis
● In welchen Mengen
● Über welchen Prozess?

Mithilfe dieser Leitfragen lassen sich Ziele oder Kennzahlen einfach ableiten und Einkaufsprozesse und Reports leichter darstellen. Zudem bilden die sieben W’s eine gute Grundlage für ein erstes Datenmanagement innerhalb der Einkaufsabteilung, da mit ihrer Hilfe wichtige Stamm- oder Belegdaten gewonnen werden.

Natürlich ist nicht nur allein die Einkaufsabteilung für das Einkaufscontrolling zuständig: Gutes Einkaufscontrolling kann nur gelingen, wenn alle Abteilungen Hand in Hand arbeiten. Um dies zu erreichen, sollte zunächst ein allgemeines Verständnis geschaffen werden, dass Einkaufscontrolling essentiell für den Unternehmenserfolg ist. Gegebenenfalls muss die Finanzabteilung zunächst überzeugt werden, dass die Verwendung reiner Finanzdaten zwar einen Teil, keinesfalls jedoch alle notwendigen Daten abdeckt. Sollte es zu technisch werden, kann die IT Abteilung mit ins Boot geholt werden. Allerdings herrscht oftmals eine hohe Auslastung der IT-Abteilungen, wodurch das Projekt Einkaufscontrolling rein durch das Fehlen von IT-Knowledge zum Scheitern verurteilt sein kann. Gerade in mittelständischen Unternehmen kann daher der Einsatz einer Plug- and Play Lösungen, wie der von SCALUE, einen großen Vorteil bringen, da diese innerhalb von wenigen Tagen und ohne große Ressourcen der IT-Abteilung einsetzbar sind.

Der Blick des CFO auf die Einkaufsabteilung- alles eine Frage der Perspektive

Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Warum setzen eigentlich nicht mehr CFOs auf die Einkaufsabteilung, um schnell und “human” Kosten zu reduzieren oder die Entstehung dieser gar zu vermeiden? Ganz so pauschal lässt sich diese Frage natürlich nicht beantworten. In vielen Unternehmen fehlt es wie bereits erwähnt schlichtweg an den nötigen Kanälen zur Kommunikation zwischen Einkaufsleitung und CFO. Andernorts sind CFO und Führungsebene so sehr auf die Steigerung des Umsatzes fokussiert, dass sie die andere Seite der Gewinn-und-Verlust-Rechnung ganz einfach aus den Augen verlieren. Und in fast allen Fällen fehlt es obendrein an aktuellen und umfassenden Einkaufsdaten, die als Grundlage für gemeinsame Entscheidungen herangezogen werden könnten.

Natürlich gibt es aber auch CFOs und Finanzabteilungen, die schon heute eng mit ihren Einkaufsabteilungen zusammenarbeiten. Im Falle von Rainer Veith resultiert dies zum Beispiel daraus, dass er selbst früher als Einkaufsleiter tätig war und daher mit den Perspektiven beider Abteilungen bestens vertraut ist. Aber auch ohne eigene Vergangenheit im Einkauf lässt sich dieser Konflikt auflösen - und genau an dieser Stelle kommt das Einkaufscontrolling wieder ins Spiel. Denn: Ein gut funktionierendes Einkaufscontrolling bildet in allen Fällen die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Einkaufsleitung und CFO.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Ihnen SCALUE's Lösung dabei helfen kann Ihren Einkauf zu optimieren?

Jetzt kostenlose Demo vereinbaren!

Mit SCALUE Essentials arbeiten Einkaufs- und Finanzabteilung Hand in Hand

Ein gut funktionierendes Einkaufscontrolling bildet also die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Einkaufs- und Finanzabteilung; so weit, so gut. Jetzt stellt sich nur noch die Frage: Was ist eigentlich die Grundlage eines guten Einkaufscontrollings?

Die Basis einer erfolgreichen Einkaufsabteilung - nicht nur im Bereich Controlling - ist die effiziente Sammlung, Strukturierung und Aufbereitung relevanter Daten. Denn ohne die richtige Datengrundlage fehlt es der Einkaufsabteilung schlichtweg an Transparenz, Orientierung und der Fähigkeit zur Zielsetzung.

Doch damit ist jetzt Schluss, dank der SCALUE Essentials SaaS-Lösung. Unsere intuitive Software Suite hilft Ihnen nämlich dabei, Ihre gesamten Einkaufsdaten per Knopfdruck digital zu erfassen und versteckte Einsparpotenziale schnell und übersichtlich offenzulegen. Zudem unterstützt Sie unsere Web-App dabei, die aufgedeckten Möglichkeiten zur Einsparung zu visualisieren und über die verschiedenen Abteilungen hinweg innerhalb Ihres Unternehmens zu teilen. Das spart sowohl der Einkaufsabteilung als auch dem gesamten Unternehmen nicht nur eine Menge Zeit und Geld, sondern erhöht auf kurz oder lang auch die Profitabilität - und das macht von der Einkaufsabteilung über den CFO bis hin zur Geschäftsführung schließlich alle glücklich.

Erfahren Sie mehr auf unserem Blog: Weitere Insights erhalten